现实生活中，很多人往往将表达与沟通看成一回事，即表达观点和交流思想情感。从写作学角度来看，写作既是作者思想情感的表达，也是与读者之间的对话；既是一种表达，也是一种沟通，二者你中有我、我中有你，很难严格区分开。但从交际学角度来看，表达是作者思想情感的外化；沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程，就此而言，表达是沟通的手段，成为沟通的一部分。从传播学角度来看，表达是一种编码活动，负责生产信息，是单向的输出；接受是一种解码活动，负责解读信息，是单向的接收；传播与接受信息的渠道或工具是媒介；沟通则是通过媒介生产、传播、接收与反馈信息的动态过程。

应用文的特点是实用性。这一价值追求决定了应用文写作与其说是为了表达，不如说是为了沟通。也就是说，应用文写作不仅要注重作为信息的文本撰写，更要考虑在传递、接受与反馈过程中所达到的效果。只有通过及时有效的信息沟通，才有助于指导和推动工作，解决实际问题。因为“传播是一个讯息得以在空间传递和发布的过程，以达到对距离和人的控制。”（对这个观点的说明，见Lewis Munford 1967）因此，应用文写作既要从表达的角度考虑文体、格式、内容、材料、语言等因素，更要从沟通的角度考虑传递的对象、时间、媒介及其所产生的实际沟通效果等。这就需要应用文写作者强化读者意识、政治意识、指导意识和媒介意识，进而提高应用文写作的实效性。

一、强烈的读者意识

接受美学的最大贡献，是发现并强调读者在文学活动中的创造性作用，并将其上升到主体地位。接受美学认为，读者在接受作品时不是被动的，而是有自己的“期待视野”，并参与到作品价值意义的创造中；作者在创作时也会考虑读者，有“隐含读者”。文学作品，是在作者与读者的对话活动中共同完成的，读者是作品的“第二作者”。一部好的作品，不是意义表达最多的，而是留下“空白”最多的（接受美学的主要观点及论述，可参阅姚斯的《论接受美学》和伊瑟尔的《文本中的读者》等相关论著）。姚斯形象地指出：“一部文学作品并不是独立自在，对每个时代每一位读者都提供同样图景的客体。它并不是一座独白式地宣告其超越时代性质的纪念碑，而是更像一本管弦乐谱，不断在它的读者中激起新的回响，并将作品本文从语词材料中解放出来，赋予其现实的存在。”[1]

与文学写作“隐含读者”不同的是，应用文的读者往往是“显性”的、明确的甚至具体的。不仅如此，文学写作是反映现实、表达观点和抒发情感的艺术创造，而应用文写作则是叙述事实、说明情况、提出诉求的信息生产。因此，应用文写作一定要比文学写作具有更强烈的读者意识。叶圣陶先生曾经在《大家都来重视提高公文质量》一文中明确指出，公文写作要做到五点，其中第五点强调的就是读者意识。他说：“起草公文一定要透彻了解所要表达的内容……五要顾及对方，让人家不折不扣地了解你说的是什么。”[2]

应用文的读者就是行文对象，其强烈的读者意识是指：写作前首先要明确读者是谁，弄清楚行文对象的实际情况；其次要因“人”撰文，即根据不同行文对象采用不同的称谓、人称、格式、措辞等。只有具备强烈的读者意识，才能根据具体行文对象，写出规范得体的应用文，才能确保与读者进行及时有效的沟通，进而指导和推动实际工作，解决现实问题。而不是只从文本的角度，单纯注重标题、内容、格式、语言等。

强烈的读者意识，在应用文写作中具体表现为：一是根据行文对象，采用不同的称谓或人称。如写一份申请，其行文对象既可以是单位部门，也可以是领导个人。如果行文对象是单位，称谓就是单位名称，不需要有问候、敬语等；如果行文对象是领导个人，就要有称谓、问候和敬语等。二是根据读者不同的身份地位、文化程度，选择不同的表达方式和措辞。行文对象无论是单位还是个人，读者都是具体的人。因此，在写作时要根据读者的身份地位和文化程度，选择恰当的表达方式和措辞。读者是文化程度高的人，表述要严谨，语词要文雅；读者是文化程度低的人，表达要简明扼要，语言要通俗易懂。三是根据不同角色的读者，调整写作角度。如公文中的总结、报告、讲话稿等，一般是为单位或领导撰写，起草者要站得高、看得远，看待问题要有高度，分析问题要有深度，论述问题要有力度，建议措施要有针对性和前瞻性，不能站在自己的角度来写。同时还要根据不同的行文对象，选取不同的内容，选择恰当的措辞，如对待上级措辞要谦恭，对待下级措辞要平和，对待平级措辞要温和等。

特别需要注意的是，上级单位和领导，或下级部门和员工，只是公文的“第二读者”，单位或部门领导才是“第一读者”。这不仅要求作者能认识到两种不同角色的读者，兼顾他们的不同需求，还要重点考虑单位领导的身份地位、文化程度、专业水平和表达习惯。这一点在讲话稿中体现得尤为突出。如果给单位领导写的讲话稿，连领导都不喜欢或不习惯、甚至看不懂，即便写得文采飞扬，也不是一篇好的讲话稿。

强烈的读者意识，有助于作者与读者通过对话产生良好的沟通效果，进而指导和推动实际工作，解决现实问题。因为“沟通就像跳舞，取决于同伴的参与。而且成功的沟通，就像好的舞蹈，绝不仅仅取决于主导（领舞）的那个人。一个舞者再成功，如果他（或她）不能考虑或者配合他（或她）同伴的技术，看起来也会很糟糕。在沟通和舞蹈中，即便有两个天才也不能确保一次成功。”[3]

二、高度的政治意识

应用文写作不仅要有强烈的读者意识，还要具有高度的政治意识。应用文写作高度的政治意识，主要表现在三个方面：一是从讲政治的高度，准确理解和把握上级文件指示精神，以上级文件作为行文的政策依据；二是站在政治的高度，深入研究和具体分析存在的问题或遇到的困难，及时向上级汇报，或向下级提出指导意见和解决方案；三是站在政治的高度，学习贯彻落实党的路线方针政策。

首先，在拟写应用文之前要认真学习、深入领会、准确把握上级文件指示精神。应用文，尤其是党政公文，在指导和推动实际工作中起着传达精神、提出意见建议等作用。上级文件指示精神是拟写应用文的政策依据，更是指导和推动实际工作的行动指南和政治保障。只有吃透上级文件指示精神，才能拟写出政治正确的应用文，并将指示精神准确无误地传达给单位各部门或下级单位，确保贯彻执行上级指示精神不偏航、不变形、不走样。如果不从政治的高度，而只是从文本字面意思去理解，对上级指示精神的把握就有可能发生偏差、出现错误，或者只是囫囵吞枣、一知半解。在没有吃透上级指示精神的情况下拟写的应用文，显然无法准确传达这一指示精神，最终导致贯彻落实不到位、不彻底，给指导和推动实际工作带来不利影响。

其次，针对平级或下级单位反映的情况、存在的问题、遇到的困难，在提出指导意见或解决办法之前，一定要站在政治的高度，根据上级有关文件精神，深入研究和具体分析实际情况，并做出正确研判。需要上报的，及时行文向上级汇报；不需要上报的，针对问题困难、意见建议或相关诉求，及时行文提出指导意见或具体解决方案。不要不加分析和研判，将需要或不需要上报的所有问题困难、意见建议和现实诉求，一股脑儿汇报给上级，使公文沦为“传声筒”或“二传手”；或者擅作主张，提出指导意见或解决方案，甚至毫无原则地满足平级和下级的所有诉求。这不仅没有起到传达精神、传递信息的作用，更不利于指导和推动实际工作的开展，甚至会给党和国家造成损失。

再次，在宣传党的方针政策、报道新闻事件的新闻报道类应用文写作中，要站在政治的高度，以深邃的历史眼光、宽阔的国际视野和崭新的时代视角，报道党的使命责任、艰难历程、辉煌业绩；用大量新闻事实、典型案例、先进人物，报道在党的领导下涌现出来的好人好事、呈现出来的蓬勃发展新面貌，以及取得的巨大成就。新闻报道类应用文写作，要突出导向性，注重正面引导；尊重新闻事实，学会用事实说话，将党的治国理政思想融入历史和现实事件，而不是仅仅停留在事实层面，就事论事。

最后，高度的政治意识还体现在行文的依据上。公文尤其是党政公文，其行文目的是为了指导和推动实际工作，解决现实问题。因此，在拟写公文时首先要说明事项的缘由或依据，即“根据”“依据”“按照”……上级文件指示精神或某某办法、条例、法律“之规定”。这类话不是可有可无，而是不可或缺。一是表明对上级指示精神的贯彻落实；二是说明师出有名、行文有据，不是本单位或部门擅作主张；三是为读者认真学习相关文件提供指引，以便执行单位或部门准确把握指示精神，更好地开展工作。

三、可行的指导意识

除少数应用文是为了解决思想认识问题或交流思想感情外，绝大部分应用文都是为了反映客观情况、解决实际问题。而解决实际问题，不仅要有正确的思想指引和理论指导，更要从实际出发，提出具体的目标任务和解决问题的方法措施。可行的指导意识主要表现在两个方面：一是工作目标任务的可实现，即在现有条件下，通过努力可以完成任务和实现目标；二是工作方法措施的可实行，即在现有条件下，能将解决问题的方法措施付诸实践。

指导实际工作、解决现实问题，不仅要从政治的高度全面贯彻上级指示精神，更要结合本单位或部门的实际情况，将这一精神落实到位。即设定什么目标、需要完成哪些任务，以及通过怎样的方法措施来完成任务、实现目标。因此，应用文中所提出的目标任务和方法措施，不仅应该是具体的、明确的，而且必须是科学合理且可以实现的。如果不考虑现实情况，应用文写作就成为纸上谈兵，无法将上级或领导的指示精神落到实处。这不仅不利于指导和推动工作，甚至会带来严重后果。如“计划”的写作，大到国家发展规划，小到个人学习计划，在设定目标任务时，一定要考虑其可行性，即在现有条件下，通过努力可以完成和实现。这既要从宏观上全面考虑国际国内政治经济科技发展等大背景，也要从中观上深入研究产业行业企业的发展现状，更要从微观上具体分析本单位或部门的实际情况。只有这样，设定的目标任务才可以实现。相反，如果不从实际出发，设定的目标任务要么过高、过重，再怎么努力也完成不了，要么偏低、偏轻，不需要努力就能轻松完成，则起不到指导和推动工作的作用。

意见建议的落实、问题困难的解决，不仅要求设定的目标任务可以实现，同时还要求方法措施的可实行。这里所说的可实行，就是能够将解决问题的方法措施付诸实践，涉及单位或部门人员、资金、技术、设备等关键要素。因为目标任务的完成，方法措施的实行，需要这些关键要素作支撑。如果不具备这些关键要素，或相关要素没有达到相应要求，即便方法措施科学合理，也无法付诸实践，更谈不上目标任务的完成和问题困难的解决。我国在新冠肺炎疫情防控的伟大战役中取得巨大成就，不仅得益于在全国范围内实施精准防控、动态调整等科学合理的方法措施，更离不开广大医护人员的奋力拼搏和全国人民的积极响应，同时也需要网络、移动终端和大数据等先进技术设备的支撑。

四、自觉的媒介意识

应用文写作，作为一种信息沟通活动，必须要考虑沟通效果，即通过何种媒介生产、传播和接受信息，才能充分发挥指导实际工作、解决现实问题的作用。纸媒时代，应用文写作、传播和接受都是通过人工传送和纸媒来实现。随着互联网的普及，应用文写作、传播和接受趋于电子化，融媒体和自媒体时代的到来，这种电子化的发展趋势愈加明显。除了少数涉密或重要法定公文仍然通过人工传送和接受纸质文本来传递信息外，大多数应用文都是通过网络传递信息。应用文写作、传播和接受的电子化，不仅为人类节约了大量的宝贵资源，同时也大大提高了传递信息的速度和办事效率，充分发挥指导和推动工作、解决现实问题的作用。这一点在疫情期间表现得尤为突出。

麦克卢汉的“媒介即人体的延伸”“媒介即讯息”等著名论断，不仅揭示了媒介是人的外化、延伸、产出，如文字是声音的延伸、印刷是文字的延伸、电报是印刷的延伸……同时还深刻揭示了媒介与讯息之间的内在关联，即“任何媒介的‘内容’都是另一种媒介”，以及媒介给人类的生活习惯、思维方式和社会结构带来的巨大变革。他说：“任何媒介（即人的任何延伸）对个人和社会的任何影响，都是由于新的尺度产生的；我们的任何一种延伸（或曰任何一种新的技术），都要在我们的事务中引进一种新的尺度。”^[4]

现代电子媒介，作为“中枢神经系统的延伸”，给传播的时效、范围、形态等八个方面，带来了全面而深刻影响。[5]应用文写作、传播和接受也因此发生巨大变化。因此，应用文写作，必须要有自觉的媒介意识。这种意识，主要表现在三个方面：

一是根据不同发布媒介调整文本格式和语言。相较于纸质或电子文本（如word、PDF等格式），为了及时向大众公开信息，直接在网络上发布的电子文本，格式一般没有纸质文本要求严格，也不如前者规范，但表述要更加严谨，措辞要更加得体。因为直接在网上发布，受众面广，互动性强，一旦表述或措辞出现差错，就有可能形成舆情，损害政府或单位的威信和形象。

二是根据不同传播媒介选择合适的表现形式。如通过电子媒介发布邀请函、请柬、简历等私人文书，或新闻、启事、海报等事务性文书，拟制时可以用图文并茂、生动形象的电子文本体现，也可以用视频等影像文本体现，还可以通过超链接的方式体现，甚至可以将几种不同文本形式综合起来体现，做到内容精炼、载体丰富、生动形象、可读性强，迎合读者的阅读习惯和审美需求。

三是根据应用文种类选择传播媒介。如既要通过纸质文本传递，同时也要通过电子文本传递的，需要同时拟写纸质和电子文本。尤其是法定公文，因重要或保密程度不同，传递媒介各不相同。通过电子邮箱传递电子文本的，一般适用于重要的事务性文书，只需要拟写电子文本；直接通过QQ（QQ群）或微信（微信群）等自媒体传递的，主要适用一般性事务性文书和私人文书，可直接在自媒体上拟写。同时也要根据发布范围，调整写作策略，如个人对个人与个人对群体发布的应用文，拟写时应有所区别。以上几种情况的分类，不是绝对的，其中有交叉，关键还是要看应用文的重要和保密程度。

另外，自觉的媒介意识还体现在能够认识到电子媒介给写作带来的极大便利。我们要学会充分利用网络提供的海量资源，查找所需要的文件、文献、数据、案例等相关资料，为应用文写作提供丰富的材料，大大提高写作效率。有两点需要注意：一是在查找资料时，一定要弄清资料发布的渠道或来源，认真阅读并加以研判，确保资料的真实可靠、全面完整，以防所搜集的资料片面失真。二是不能因此而偷懒，将搜集的资料进行裁剪，并加以简单的拼贴，或者直接复制粘贴。

注释：

[1]朱立元.现代西方美学史[M].上海：上海文艺出版社，1993：1090-1112.

[2]徐中玉.应用文写作[M].北京：高等教育出版社，2007：217-218.

[3]（美）阿德勒，（美）普罗科特著；黄素菲，李恩译.沟通的艺术：看入人里，看出人外：插图修订第4版[M]北京：世界图书出版公司北京公司，2014:13.

[4]（加）埃里克·麦克卢汉，（加）弗兰克·秦格龙编；何道宽译.麦克卢汉精粹[M].南京：南京大学出版社，2000:227.

[5]张国良.新闻媒介与社会[M].上海：上海人民出版社，2001:41-43.

（作者单位：广东科贸职业学院艺术设计学院）

编辑：杨红星