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（《应用写作》1999年第二期）

公文及各种应用文的体制与写法

　　一、公文体制与写法

　　公文是这次会议重点研讨的文类。为此，上海大学、杭州大学、《秘书》杂志社的专家、学者会前曾召开专门的座谈会，为研究行政公文的改革作了较充分的准备。本次会议还特别邀请了部分长期从事国家机关秘书工作的专家。经过讨论，大家对公文的体制、写法达成了一些重要的共识，并已将这些共识整理上报国家领导人。这是本届会议取得的一项重要成果。本届会议对公文的探讨，可概括为以下三个方面。

　　1.公文体制与写法存在的问题与公文改革

　　杭州大学李孝华教授、上海大学沈汉达先生、《秘书》杂志社刘耀国先生等，对这方面问题作了比较深入的研究，他们针对内地现行公文存在的问题，提出了改革公文的建议，主要内容可归纳为以下四点：(1)目前我国公文处理有党、政、军等多个法定文件，其中有些规定相互矛盾，给管理带来不少问题。建议国家组织专家进行研究，制订统一的公文处理法规。(2)我国现行公文文种繁杂，有的功能过大，有的功能过小，有的功能异化，有的功能减弱，有的不是文种也强作公文使用。建议有关部门修改公文处理办法，精简行政公文文种，调整文种功能，以利于行政公文管理和操作的科学化、现代化。(3)现在“文山”的形成除了与文种多和数量大有关外，行文质量不高也是重要原因，如文字冗长、空话连篇、不讲逻辑、生造词语、随意书写等现象比比皆是。建议国家有关部门组织专家研究并制订公文体制、用语、写法的标准，颁布标准手册，提高行文效率和质量。(4)由于现有文件对公文管理办法还缺乏严格、具体、规范的规定，给各种非法或非正常的公文处理以可乘之机，如伪造公文、走后门办理公文等等，影响了经济建设和社会稳定。建议通过公文立法，制定更加严格和切实可行的公文处理程序和公文管理办法，以保证公文处理的公正性、可*性和安全性。以上意见得到与会专家的肯定。

　　2.公文体制与写法的演进及规律

　　长期从事公文研究的专家李欣先生认为，大陆与港台公文的演进，都具有趋同存异，规范化、科学化、简明化、通俗化、现代化等趋势。中共河北省委办公厅李昌远先生总结了新中国公文的演进过程，提出了五条规律，即行文主体以服务人民为宗旨的依承律；批判继承与推进改革的通变律；领导、秘书、群众三要素互补律；内容、体式、语言的统一律；撰制和处理过程的有序律，其中起主导作用的是依承律。中国地质大学宋斌教授认为，撰写公文的规律有：事理律(缘事而发，合情合理)；群体律(以特定人群或组织的共识为条件)；规范律(内容和形式的规范化)；平衡律(行文的各个对象之间的关系融洽、和谐)、聚焦律(主题的集中、单一、统一)等。云南大学张佐邦先生对公文学科名称、地位及理论体系提出了一些初步的构想。

　　一些专家还对公文的内在结构和功能进行了分析。沈国芳教授认为，公文存在一种“内在模式”，即“凭－事－断”模式，其中每个要素都服从于功利性的应用目的。模式是公文内容最优化的概括，模式化程度越高，其功能就越容易实现，应用的广泛性就愈强。只有这样，才便于公文处理的标准化和自动化。萧庆元教授认为，公文写作是一个大系统，凭、事、断等内容要素还有其子系统，凭可再分为法政根据和情理根据；事可再分为本事、情势、背景；断可再分为性质认定、行动决策。在结构形式方面他提出公文有三种结构元素：总说、分说、总结；这三种元素又可细分为说头(点明中心意思)、说点(分项说明)、说因(说明原因)、申说(对说头的申发)。这种从系统角度研究揭示公文写作规律的方法，是公文走向电脑化的途径。

　　3.内地与港台公文体制及写法比较

　　随着香港的回归，海峡两岸关系的不断改善，内地与港台的交流渐趋频繁，公私事务往来日益增多。因此，各方公文的比较研究，相互沟通，取长补短，使其沿着现代应用文发展的趋势走向统一，这是一项意义重大而又艰巨的工程。近年来内地、香港、台湾都在进行公文改革，改革的目标都是要使公文的处理更加适应社会经济发展的需要；更加简洁、规范、通俗、得体；更加规范化、科学化、现代化。香港城市大学李志明先生介绍了香港政府从1986年发布撰写公文公函的指示，到1997年《政府公文写作手册》正式印行，香港公文改革的进程。台湾中国文化大学席涵静先生，对海峡两岸公文的体制和写法可以取长补短的各个方面进行了分析，希望两岸各尽所长，加强交流，促进公文写作早日实现电脑化。内蒙师大和内蒙农牧学院石羽、白杉、苏娅等老师对内地、香港、台湾公文格式作了较全面的比较。他们指出，内地公文几经改革已有一套比较完整、规范的撰写和办理法规，其中有些是台湾、香港可以学习和借鉴的；港、台公文的体制、写法也有些是大陆可以学习和借鉴的，如由政府颁发公文手册，将公文的体制和写法作详细规定，并附样本、实例供各单位文秘人员效法；减化文种，当取消的取消，当合并的合并。上海大学丁迪蒙女士通过对内地、香港、台湾公告、通告、通知三种文体的比较后认为，香港通告中包含了公告、通知；台湾公告中概括了通知、通告，大陆似无必要严格地把公告、通告、通知作为三种文体，实践证明这样划分很难实施。此外，有专家认为，台湾将公文内容规范为“主旨”、“说明”、“办法”三个部分，虽然对其划分是否合理、适用还可研究，但这种欲使公文内容简明化、标准化的努力符合现代应用文发展趋势；香港公文重主管人的签章，不重机关公章，也体现了现代公文的特点，这些都值得内地在公文改革中研究和借鉴。

　　二、各种应用文的体制与写法

　　　1.应用文的一般体制与写法

　　贵州教育学院王强模教授认为，应用文体一般都有服从于社会功能的固定格式，因此应用写作的运思更明显地受到体裁的限制。在应用文写作中愈是按照文体要求深入酝酿，细致审视，运思就愈有可能成功。首都师范大学陈亚丽女士从社会学角度对中国内地和香港应用文语言差异进行分析后认为，应用文并非模式化的一成不变的僵死文体，它是一定时代一定社会的产物，也一定随着时代、社会的发展而变化。台湾徐统先生等对中外文夹杂的处理方法的分析也说明了应用文的这种社会性。中外文夹杂大量出现在当今科技应用文中，其根本原因，一是科技发展极快，不断有来不及翻译和不易翻译的新词出现，另一方面是懂外文的人越来越多。因此如何处理中外文夹杂，也要遵循一条基本的社会学原则：从众、从今、从简。苏州医学院强亦忠教授呼吁，要更加重视科技应用文的研究，科技应用文有它的特殊性，他介绍了自己研究科技应用文数理公式语言成果。香港大学吴凤平女士等对工程文书的研究、武汉汽车工业大学杨昌庆先生对科技著作吸引力及科技评论的研究、湖北三峡学院张森康教授、耿志国女士等对新的医学应用文体和科技应用文在高等医学院校重要性的研究，都从不同方面说明了加强科技应用文研究的重要性。

　　2.不同应用文体的体制与写法

　　台湾高雄师大史墨卿教授在其《应用文的现代化之一——电子邮件》一文中提出了一些值得深思的问题。电子邮件的出现和发展，正在动摇传统应用文写作的某些基本观念。例如，电子邮件几乎没有任何格式，只要双方交流、认同就可以了，它可以借助一定指令马上改以问答式的对话进行；“多媒体电子邮件”、“语音邮件”将传统的书信变成了有声音、有图像的东西，其传播和接受方式发生了根本的变化，这种东西还是不是书信？怎么给它们命名？这些都是值得研究的问题。会上不少专家交流了对不同文体的体制和写法的研究成果，如香港理工大学黄瑞珍女士对商业广告的研究、华中理工大学伍婉清女士对调查报告的研究、中南财经大学张泽萱女士、胡胜强先生对涉外商函和报告文书的研究、首都师大刘可女士对广告的研究、上海学林出版社徐智明先生对商贸应用文的研究等。其中，香港中文大学杨炽均先生对社交礼仪类文体的缘起、分类、体式的研究，颇有独到之处。湖北行政学院王文春先生提出简报只是一种文书载体，而不是文体；常州工业技术学院储佩成先生提出“广告语”是一种不同于广告文稿的新文种，其议论均有新意。
　　

现代应用文的教学目的、内容与方法

　　为适应现代社会对培养高素质人才的需要，自70年代以来世界各国、各地区的高等学校纷纷开设了应用写作类课程，同时在中小学加大了应用文教学的份量和力度。但教什么、怎样教至今仍然是困扰着应用写作教学的两大难题。从这次大会的论文和发言看，很多学校和专家在这方面的研究富有成效。代表性的单位有上海大学、香港理工大学、华中农业大学等。这些学校的经验是：第一，以学科带头人为骨干，团结了一批校内外同仁，有组织地协同作战，攻克难关；第二，有目的有计划地开展课题研究，踏踏实实，刻苦钻研，坚持不懈；第三，教学研究与教学实践结合，边研究边试验，务求实效。专家们认为，如果有一大批高校都能这样开展应用写作教学研究，并加强协作，经常沟通，就有可能在不太长的时间内基本实现应用文教学的科学化、规范化和现代化。下面分三个方面介绍有关讨论情况。

　　一、现代应用文的教学目的和教学目标

　　教什么和怎样教是教学目的和教学目标决定的。教学规范和教学大纲的制订必须首先科学地合理地确定教学目的和教学目标。

　　教学目的指该课程在学校培养人才的总目标中的地位和作用。它由两个基本因素决定；一是学校人才培养目标；二是学科性质。高等学校的目标，就是培养适应21世纪需要的“基础扎实、知识面宽、能力强、素质高”的人才，因此各门课程都必须注重素质教育，重视学生创新能力培养，注意学生个性发展，全面因材施教。这也是现代应用文教学必须遵循的方向和应达到的基本要求。同时，要发挥应用文教学在素质教育、创新能力教育、个性发展教育中的作用，还必须从这门学科特有的性质出发。应用写作课是实践性课程，它具有很强的工具性、可操作性。依据以上两个因素，应用写作教学目的应该是：通过提高学生应用文的写作实践能力为培养学生素质，发展学生创新能力和个性服务。专家们认为，不能为教应用文而教应用文，要反对“格式加例文”的教法，要正确处理好知识、能力和素质的关系。上海大学李白坚先生指出，仅仅按照条条框框之规矩构思行文的教学，不能培养高素质创造型人才，他主张应用写作教学更要运用多种新鲜的方法手段，着力于写作思维的激荡，努力打开学生大脑的思维之门；开展积极而丰富多采的诱导活动，推动学生情绪的昂扬和感情的波澜；在教师启发、诱导下，使学生在学习过程中产生不间断的知识迁移。台湾淡江大学王甦教授在应用文教学中，发挥对联特有的励学、成德、劝戒、美刺作用，培养学生高尚情操，发展学生个性品质的经验，也说明应用文在素质教育中有其独特的多方面的作用。此外，山东师大王景科女士等都从不同方面说明应用文教学不仅应该也有可能为新世纪培养高素质的创造型人才服务。

　　教学目标是教学目的的具体化，是从实际出发规定的教学应完成的主要任务。确定教学目标要受多种因素制约，如课时的多少、学生的水平和实际需要、教师的质量、教学的设备和条件等。其中最关键的因素，一是学时限制，二是学生水平和学生实际需要限制。本届会上不少专家提出了教学的有效性问题，应用写作教学效果不好的重要原因是确定教学目标时忽视了以上两个因素的分析，使教学完全脱离实际。想在几十个学时内，使学生什么都知，什么都能，这只是空想；但借学生需要，学时有限，无视知识和能力的系统性、科学性，盲目地讲，盲目地练，其结果同样会使学生什么也学不到。教学目的与教学目标的区别是：其一，各高校应用写作教学目的应该是完全相同的，但教学目标可从实际出发而不完全一致；其二，教学目的在很长时间是不变的、稳定的，而教学目标应根据学时、师生情况及教学条件的变化而变化。

　　如何制定教学目标，香港理工大学杨昆冈先生介绍的编写现代应用文教材的经验值得重视，这就是根据特定学生和学员对象，以及课时的多少来选择应用文类和文体，并确定其轻重主次。综合目前一些高校制订的应用文教学目标，大体可以分为三种类型：一是主要培养和提高学生应用文写作的基础能力；二是主要让学生掌握常用文体的格式和写法；三是基础、文体两者并重。多数专家认为，应着眼于培养学生应用文写作的基础能力，但也不要忽视应用文体教学；要通过若干有代表性的应用文体的教学，提高学生应用文写作基础能力，使学生不仅掌握某种文体的格式和写法，而且能根据实际需要和环境条件改进已知的格式和写法，或创造新的格式和写法。对大学生而言，这样的教学目标并不过高。

　　二、现代应用文的教学内容

　　1.应用写作基础理论及基本能力

　　适应素质教育的需要，必须摒弃格式加例文的教法。这就是说，现代应用文教学除了格式、例文外，还必须教给学生一些应用写作的基础理论和基本能力。但是应该教哪些基础理论和基本能力，大家的看法和做法不尽相同，可归纳为以下三种：

　　其一，强调语文基础知识和基本读写能力的培养。香港岭南学院胡维尧女士主张应用文教学应以“格式正确、语言漂亮”为主要目标，语言包括篇章、词句和“文字”，包括写和阅读。她特别强调语言文字基本能力的训练在应用文教学中的重要性。内地也有专家认为，只要语言文字基本功好，学生就能写出很好的应用文。

　　其二，强调写作基础知识和能力的培养。不同专家强调的重点不同。有的强调提炼主题、精选材料能力的培养；有的强调叙述、说明、论证能力的培养；有的强调思维能力的培养。如江西农大张一莉教授认为思维能力是写作智能的核心，应用文教学要与思维科学结合，从培养学生思维能力入手。李白坚先生认为应用文教学内容应以记叙、议论、说明三大表达方式为主，任何文体中，这三者是“永恒的主题”，掌握这三方面的能力就能“万变不离其宗”。

　　其三，强调“文类功能教学理论”或“功能－结构”理论及功能分析能力培养。持这种观点的专家认为，学生掌握提炼主题、精选材料的方法，只是懂得了写什么；学生掌握思维方法以及思维转化为表达方式的记叙、议论、说明方法，只是懂得了应该怎么写；而掌握“功能－结构”分析方法，是要求学生首先掌握为什么写，掌握通过分析特定写作环境确定写作功能的方法，然后再让学生学习和掌握根据特定功能确定构成要素和组合方式的方法，即选择什么主题和材料，采用什么思维方式和表达方法等，也就是掌握写什么，怎么写的方法。这种教学理论将为什么写、写什么、怎么写三个问题组合成为以为什么写为中心的有机联系的系统。只有这样，才能使学生知道应用文的格式是怎么来的，才能培养学生使用和创造格式的能力。

　　2.文体知识及相关能力

　　据有人统计，现代应用文体多达数千种，通用、常用的也有百余种，而且还不断有新文体产生。因此，应用写作课只能根据实际情况，精选一部分有代表性的文类和文体作为教学内容，并且还要从中再精选出不多的文体重点讲授和训练。

　　目前大陆、台湾应用文教材选择文体的倾向不同：大陆倾向于结合专业，如学经济的多选经济应用文，学自然科学的多选科技应用文，学法律的多选司法应用文，甚至为了结合专业，越分越细，如经济应用文，还分外贸应用文、会计应用文、审计应用文，等等，台湾则倾向于通用，如多选公文、书信、对联、题辞、契约、规章、广告等。香港介于两者之间。复旦大学出版社1996年出版的于成鲲教授主编的《现代应用文》则有综合两种倾向的特点。很多专家认为，作为一门应用写作课程，过于专业化，面太窄，有悖素质教育的大方向，不可取，但无视学生专业，也不利于激发学生学习积极性，比较好的办法是选通用应用文为主，例文和训练的用例应适当结合专业，过于专业化的写作，应纳入专业教学，或另开专业写作讲座。

　　目前应用文教学中基础理论与文体知识两部份内容的处理有三种情况：一是无基础理论，仅有文体部分；二是基础理论以通论形式置于前，文体按类别置于后，两者比例有1：3、1：2、1：1等各种情况；三是将基础理论知识与基本写作能力以专题形式插入各种文体的学习、训练中，虽不设通论篇，但仍强调基础知识和基本技能的学习、训练。专家们认为，基础知识和基本技能的训练，与文体的格式与写法的训练，两者不可偏废，要有机地结合。

　　三、现代应用文的教学方法

　　必须对现代应用文的教学方法进行大的改革，否则这类课程的教学质量很难保证，这是与会专家的一致看法。如何改革？

　　1.以实践教学为主导

　　应用文写作是实践性课程，必须突出教学实践，以实践教学为主导组织教学。香港理工大学李学铭博士指出：应用文写作，目的是为了“‘应’付生活，‘用’于实务”，因此教学“内容不可不真实，又须有传意的功能”，要“尽量参考现实生活中惯用的传意方式，设计施教方法”，“例如会议记录的写作，可安排一次会议”，说明书、广告等各种应用文都可设计真实的情境，组织学生参加活动，同时指导学生写作。他认为这种“灵活施教，鼓励实践，是现代应用文教学应有的取向”。实践教学不等于一般的单项训练、练习，那种为帮助学生理解所学知识的单项练习，不是实践教学。实践教学是“实战性的综合训练”，其特点是以解决实际问题、满足实用需要为目的，要求学生身临其境参加社会活动，亲自搜集材料，研究读者对象，制定写作目标，在教师指导下完成写作任务。这是一种“活的写作”，是一种深受学生欢迎、教学效果很好的学习方法。但怎样才能最有效、最科学地组织实践教学，以实践教学为主导安排应用文教学，还是一个需要不断研究的新课题。有不少专家提出了一些新的方法，如以有代表性的几种文体的实践教学为主线，带动相关文体的学习和训练；又如“开展与专业学科相互渗透的案例教学”。昆明理工大学薛翠薇女士提出，学习海外一些大学的做法，建立写作交流中心(也称写作指导中心)，由写作教师与专业教师合作，指导学生完成有特定实用目的的写作任务是一种行之有效的方法，建立这种写作中心还可在四年中进行阶段性跟踪教学，通过有步骤地实践教学，提高学生应用写作能力。安徽农业大学沈琳女士也提出类似主张。

　　2.以学生为主体

　　要充分调动学生学习的积极性和主动性，应用写作教学必须以学生为主体组织教学，这是提高教学质量和效率的保证。为此，从教材编写方法到课堂教学方法都要进行改革。香港理工大学崔晶盈女士提出一种“以学生为本的”教材编写模式，按这种方法编写的教材，最大特点是，即便没有老师的讲解，学生也能自学。香港理工大学、华中农业大学都在组织力量编写多媒体教材。这种兼有文字、语音、音乐、图像、动画等多种传意手段的教材，是更理想的自学教材，将大大提高学生学习兴趣和学习成效。

　　以学生为主体的教学，要求教师转换角色，从单纯的传授知识者，转变为教学的组织者和辅导员。要善于组织学生开展丰富多采的教学活动。在这种活动中教师用在组织和评判方面的时间、精力，要大大超过讲课所花的时间、精力。组织这类活动时，教师不可包办，应充分发挥大学生的作用，如组织学生实地调查、撰写调查报告时，可以分若干小组，指导学生骨干负责组织，从人员分工、起草计划、选点、访谈、讨论，直到报告的互改，都可以由学生来做，由教师负责指导、检查、评分和评讲。如果有好的教材，教材上的内容教师可以大部分不讲，指导学生边实践边自学，只要方法得当，肯定比单纯由教师讲授的效果要好得多。

　　3.逐步实现教学规范化和现代化

　　教学规范化，要求教学大纲、教学的主要内容、教学的主要环节、教学考核要有基本统一的规定。教学规范化与发挥教师的创造性和培养学生个性并不矛盾，正如规范的音阶不会限制音乐家的创造性和个性一样。目前应用文教学的主要问题是教学的随意性，同一教师，面对同样的教学对象，今天可以这样讲，明天可以那样讲，教学效果无法考评。规范性要建立在科学性基础上，因此需要认真总结研究应用文教学的规律。但现在的情况是有很多经过总结和实践检验证明是科学的理论、方法，没有形成规范，没有在教学中推广运用。本届研讨会的情况说明，专家们对很多问题的看法是一致或基本一致的，这说明规范化不仅必要，也有可能。

　　应用文教学的现代化，主要指电脑在应用文教学中的运用，也包括其他现代方法和手段的运用。当前推动电脑在应用文教学中广泛运用的主要问题是这方面软件太少，已有的一些大多只有参考意义，不能运用教学。现在只有极少几所高校在组织力量建设应用文教学的资料室试题库和CAI软件。专家们希望有更多学校、更多教师参与这项工作，并联合起来，有计划、有步骤地攻克难关，争取在几年内使电脑辅助教学真正成为现实。

　　(责任编辑：周正)

（《应用写作》1999年第二期）

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