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（《应用写作》2006年第一期）

    2005年10月2日，中央军委主席胡锦涛签署命令，发布新修订的《中国人民解放军机关公文处理条例》(以下简称新条例)，这是推进军队机关公文处理工作规范化的重大举措。新条例对于加强军队机关公文处理工作，提高军队各级机关的正规化建设水平，必将起到积极的推动作用。

　　1992年3月30日经中央军委批准、中央军委办公厅印发的《中国人民解放军机关公文处理条例》，作为全军第一部全面规范军队机关公文处理工作的法规，对于贯彻落实党中央、中央军委的决策，推动军队机关正规化建设，提高公文处理质量和效率，发挥了重要作用。但在条例施行的13年中，军队面临的形势和任务发生了深刻变化，军队机关公文处理工作遇到了许多新情况新问题，提出了许多新的更高的要求。条例中的部分内容已经不能适应新世纪新阶段军队机关公文处理工作的需要，全军各级机关都迫切希望尽快修改现行条例。在这样的背景下，军委办公厅根据立法计划，从2003年起，组织力量，历时2年多，对现行的条例进行了修改。

　　新条例以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，认真贯彻****国防和军队建设思想以及胡主席的有关重要指示精神，坚持依法治军、从严治军方针，积极适应军队机关公文处理工作和办公现代化发展的新要求，借鉴党政机关公文处理的有关规定，坚持解放思想、与时俱进，充分吸收新形势下军队机关公文处理工作的有益经验和研究成果，使军队机关公文处理各项规定更加符合实际，更具有科学性、指导性和适用性。新条例按照军队机关公文处理工作的实际流程，设置了9章48条(原条例8章44条，增加了1章4条，文字减少了近2000字)。修改后的条例，既保持了军队自身特点，又与国家标准相衔接，概括起来，就是“三个更加”：内容更加符合实际，规定更加简便实用，标准更加规范统一。新条例为更好地使军队机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的质量和效率奠定了基础。

    新条例进行的重大改革主要体现在以下几个方面：

    一、总则的定位简练、准确，公文处理的基本原则和总要求更加明确

　　总则是对公文及公文处理总的性质、目的等的定位，它是整个公文处理条例的总纲，准确定位意义重大。新条例总则部分共有6条，主要阐述了4个方面的内容。

　　(一)阐述制定本条例的目的和军队机关公文的性质，使公文处理工作规范化、制度化、科学化。强调军队机关公文“是军队机关处理公务中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是军队机关履行职能的重要工具”，同1992年条例相比，这一条删去74个字，概括更加准确、周全、简洁。

　　(二)准确界定公文处理的定义。新条例明确指出：“公文处理是指公文的拟制、办理、立卷归档以及管理等一系列相互关联、衔接有序的工作”。这是1992年条例所没有的，新条例明确了公文处理的内涵和外延，对规范公文处理工作具有重要的意义。

　　(三)明确提出公文处理的基本原则和总要求。军队机关公文处理的基本原则是“求实、精简、高效”，总要求是“准确、及时、安全、保密”。1992年的条例把这两个方面的内容分为3条来说，新条例把公文处理的基本原则和总要求用1条2句话来概括，既简洁又明确。

　　(四)明确公文处理的管理机构和职责，“总部办公厅(司令部)和军区级(含)以下单位司令部或者履行相应职能的部门，指导本级和所属单位的机关公文处理工作。”这一规定也比过去更加明确具体，这对公文处理工作落到实处必将起到积极的推动作用。同时，新条例对各级首长和机关也提出了明确的要求。这一条是1992年条例所没有的，增加这一条非常必要。有了这样的规定，公文处理工作的质量和效率也就有了保证。

　　综上所述，新条例总则部分的变化：一是军队机关公文的定义更加准确、周延；二是公文处理工作的基本原则和总要求更加明确；三是明确了各级首长、机关公文处理工作的职责。

    二、公文种类简化，文种使用规定更加合理

　　新条例对公文的种类及其使用范围进行了必要的改革，主要表现在：

　　(一)取消了“布告”文种

　　一方面，长期以来，“布告”作为军队机关公文种类之一，在部队实践中未曾使用；另一方面，党政机关有关法规性文件均未将“布告”列入公文种类；此外，“布告”作为军队机关公文种类还容易与法院使用的布告相混淆。向社会公布应当遵守或者周知的事项，可以用“通告”行文。因此，新条例第七条不再将“布告”列入军队机关公文种类。取消“布告”文种合情合理，有利于简化公文，克服文牍主义。

　　(二)命令、决定的适用范围有所扩大

　　“命令”的适用范围增加了“授予、变更和撤销部队番号”、“选取士官”，同时把过去的“授予军官军衔”改为“授予和晋升军衔”，这样表述更加严密、准确。“决定”的适用范围增加了“变更或者撤销下级不适当的决定”，这样更加符合使用实际，避免了文种使用界定难的矛盾。

　　(三)通知的使用界限更加明确

　　1992年的条例规定“向部属传达上级指示，转发公文，要求部属办理和有关单位周知或执行的事项等，用通知。”其中“转发公文”较为含糊，它混淆了“转发公文”与“批转公文”两个不同的概念，造成了实际使用中的混乱。新条例规定：“通知用于传达需要下级执行和有关单位周知或者办理的事项，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文。”这样规定使用“通知”的界限就非常明确了。

　　事实上，“转发”与“批转”都是“通知”这一文种所特有的行文形式，但它们是两个不同的概念，两者的适用范围不同。转发是对上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文加上按语下发，通知下级机关执行或参照执行时，使用的公文专用语；批转是上级机关对有隶属关系的下级机关的公文加上按语下发，通知其他下级机关执行或参照执行时，使用的公文专用语。

　　(四)报告的使用范围增加了反映“意见建议”，函的使用范围增加了“通报情况”

　　新条例作这样的修改，更加符合使用实际。以往下级机关如果对上级机关提建议，用报告文种向上级机关行文，这是没有什么异议的，但如果遇到对某些问题有看法或想法，想与上级有关部门交换意见时，用何种文种行文则不太明确，用“报告”、“请示”的都有。新条例较好地解决了这一问题。函的使用增加“通报情况”，使文种使用更为明确，过去通报情况一般都用“通报”文种，但对没有隶属关系的机关如何通报情况并不明确，新条例作这样的规定，实际使用将更为规范。

    三、颁发国家军用标准，公文格式的有关技术标准和标识规则更加规范

　　在新条例修改颁发的同时，第一次配套颁发了国家军用标准《军队机关公文格式》，这一作为条例的支持性技术文件，将公文格式的有关技术标准和具体标识规则，以国家军用标准的形式进行了规范，有很强的操作性，大大提高了公文格式的标准化程度。国家军用标准对公文格式做了较大调整，主要表现在以下几个方面：

　　(一)将组成公文的各要素作出规定

　　《军队机关公文格式》将组成公文的要素分为三部分以及页码。第一部分是眉首，包括5个要素：份号、发文机关标识、秘级、发文代字号、签发人和已阅人。第二部分是主体，包括7个要素：标题、主送机关、正文和无正文说明、署名、成文日期、印章、发文(传达)说明。第三部分是版记，包括3个要素：主题词、抄送机关、印发(承办)说明。在军队机关公文中首次做出这样的规定，简洁明了，便于理解、记忆和操作。

　　(二)发文机关标识作了较大调整

　　一是发文机关标识的位置更加规范统一。“公文首页上方居中位置，其上边缘至版心上边缘，A4型纸‘请示’和‘报告’为80mm，16开型纸为65mm，其他种类公文为25mm。”

　　二是发文机关标识的字体字号更加具体明确。发文机关标识用红色小标宋体字，括号中的公文种类名称用黑色，字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，字号小于22mm×15mm(高×宽)。

　　(三)份号的标识更加简洁

　　一是标识位数“根据需要确定，最少2位，最多不超过6位”；二是份号用于涉密公文标识。

　　(四)密级标识的规定带有刚性

　　《军队机关公文格式》规定，有密级的公文，在版心右上角第一行顶格标识“绝密”、“机密”或者“秘密”，两字之间空一字。对无密级公文，新条例规定：“不得标识其他文字”。

　　(五)发文字号标识修改明显

　　一是发文代字号标识不加“字”和“第”；二是用于下发的文种标识公文，发文代字号标识在发文机关标识下空两行，居中布排；三是发文代字一般不超过三个字，这就使发文代字标识更加灵活，解决了以前在发文代字标识上的一些困惑；四是序号不编虚位。

　　(六)附件的标识规定更加具体

　　一是附件标识在正文末尾空一行左空两格标识“附件”字样，后标全角冒号，标明附件的序号和名称，附件名称后不加标点符号，附件名称回行时与附件名称第一字对齐。二是附件装订于版记之前，并用三号黑体字在附件左上角第一行标识“附件”字样。三是附件与公文主件一起装订时，页码应当连续编排。如附件与公文主件不能一起装订，在附件左上角第一行顶格标识公文主件的发文机关标识、发文字号及“附件(或者带序号)”字样。

　　(七)首长署名的公文不再署首长姓名

　　首长署名的公文在正文右下方空三行，署上职务和名章或者签名章即可。

　　(八)印章的位置趋同党政机关公文

　　《军队机关公文格式》规定：“单一机关制发的公文，印章上距正文一行之内或者无正文说明二行之内，下压成文日期。”这一规定与1992年条例规定的“上不压正文，下不压成文日期”是完全不同的。同时对联合行文时的署名和印章的要求也作了详细说明。

　　(九)“此页无正文”标识位置下移二行

　　《军队机关公文格式》规定：“正文排完后所剩空白处不足以排下署名和成文日期时，应当将署名及成文日期另起一页标识，并用三号仿宋体字在版心上部第三行居左空二字标识‘(此页无正文)’字样”。当公文主体下空位不足以排印版记全部内容时，应当将版记全部另起一页排印，该页不标识“(此页无正文)”字样。

　　(十)页码的标识同党政机关公文

　　《军队机关公文格式》规定：页码的标识“用四号半角白体阿拉伯数字标识，A4型纸置于版心下边缘之下一行，16开型纸置于版心下边缘之上一行；数字左右各印一条四号一字线，一字线距版心下边缘7mm。”

　　(十一)对会议纪要和印发、转发、批转公文的标识作了特殊要求

　　《军队机关公文格式》在会议纪要的版记标识中增加分送机关栏。会议纪要不署名、不标识成文日期、不加盖印章。印发、转发和批转的公文内容不作为附件，位于公文版记之前、成文日期之后，另起一页排印，印发、转发和批转的公文不排印眉首和版记。此外，还增加了“代拟稿”的标识规定，公文代拟稿排印眉首和版记，用黑色小标宋体字标注发文机关标识，在标题下行居中位置用三号楷体字标识“(代拟稿)”字样。
　　(十二)公文用纸作了更加符合实际的规定

　　《军队机关公文格式》明确规定：“公文用纸为A4型纸(210mm×297mm)和16开型纸(184mm×260mm)”。这种规定便于各单位从自身实际出发，有利于公文处理工作的开展。

　　(十三)对公文的字体字号作了统一的规范

　　1992年条例对公文的字体字号规定为“一般按发文机关标识、标题、正文等顺序从大到小选用”。这样的规定已远远不能适应公文书写电脑化的需要。《军队机关公文格式》以“公文组成要素字体字号对照表”的形式加以明确，非常明了。公文在字体的选用上，共有5种：仿宋体、黑体、小标宋体、楷体、半角白体；在字号的选用上，大致也是5种：发文机关标识，小标宋体，小于22mm×15mm(高×宽)；公文标题二号小标宋体；页码四号半角白体；密级、主题词及主题词词目三号黑体，其他都是三号仿宋体。

    四、科学划分公文办理程序，公文办理要求更加具体

　　与1992年的条例相比较，新条例的第五章、第六章作了较大的调整。原条例第五章是“公文起草和审批签发”，第六章是“公文办理”。这两章的内容相互包含、交*，缺乏条理性。新条例打破原来的结构，根据实际工作流程，把第五章和第六章分别设置成“发文办理”和“收文办理”，这样更为科学合理。同时，新条例对“起草公文”和“审核公文”的机关及有关部门提出了“双四条”的职责要求；对首长审批签发公文明确提出了“应当签署意见、姓名和日期”的要求；新增第25条规定“公文交付印制前，应当检查其签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否规范等”；新增第37条规定：“起草、修改和签批公文的书写位置、书写工具和纸张，应当符合存档要求”等等。这些职责要求能够有效地保证公文办理的质量和效率。

    五、增设“公文管理”一章，相关规定更加健全

　　与1992年的条例相比，新条例增设了“公文管理”一章(第八章)，这是十分必要的。过去在公文管理方面，有关部门下发过一些文件和规定，但在实际工作中落实得并不好，这次直接在条例里面，对关于公文管理方面的有关问题做了比较全面系统的规定，这对管好、用好公文，防止失泄密现象的发生具有十分重要的意义。

　　新条例在公文管理上明确提出“公文的内容需要向社会公开的，必须经发文机关批准”，“转发上级机关公文，应当经发文机关批准”，“翻印、汇编公文必须经发文机关批准”，“复印涉密公文必须按照规定履行审批登记手续，并加盖复印机关印记”等内容。

　　总之，新修订的《中国人民解放军公文处理条例》，是适应推进中国特色军事变革，打赢未来信息化战争，推进军队机关公文处理工作规范化的重大举措。我们一定要牢固树立按新条例办文的观念，努力提高公文处理水平，充分发挥公文在军队管理活动中的作用，为军队革命化、现代化、正规化建设服务，为完成新世纪新阶段的历史使命服务。

　　作者单位：南京政治学院
　　责任编辑：范增友

（《应用写作》2006年第一期）

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