公文是内容和形式的完美统一体。从内容上讲，要情况确实、观点明确、措施可行；从形式上讲，要格式规范、庄重得体、美观大方。公文格式的标准化，既是公文法定效力与特定形式的必然要求，也是信息化时代公文处理工作规范化和与国际接轨的必然要求。而要实现公文格式的标准化，就要先实现公文格式的规范化。为此，在拟制公文时严格按照《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704-2012）正确标注和规范书写公文格式各构成要素就显得十分重要和必要了。而在标注相关要素时，因实际情况复杂多变，比如机关单位名称很长，诸多单位联合行文，涉及的人名、地名、机关名称和项目很多等，受图文区幅面尺寸的限制，常常会面临一行放不下的问题，这时就需要转行了。但公文中各相关要素到底要不要转行、该如何转行，鲜有方家全面、系统、准确地论述，以致实际工作中各行其是、自搞一套，损害了公文的严肃性和权威性。在此，笔者不揣浅陋，就这个问题谈谈认识和体会。

一、转行应遵循的基本原则

公文排版中的转行，看似微不足道，但它既是个技术问题，也是个学术问题，既要遵守相关国家标准、行政法规和规章的规定，也要符合图书出版排版设计的相关规范要求，还要适应人们的阅读习惯，方便理解和执行。

第一， 合乎国家规定。公文是国家管理政务和社会事务的重要工具，为使它的制作、使用和管理规范化、科学化、标准化，国家出台了一系列国家标准和规章制度，提出了一系列规范和要求，在具体操作中需要遵照执行。比如，《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》《国际单位制及其应用》《标点符号用法》《出版物上数字用法的规定》等。

第二，合乎排版要求。公文语体作为书面语体的一种，是适应公务交际需要而运用规范的现代汉语所形成的言语体式。因此，公文的排版必须符合现代汉语的书写标准和版式要求，在有限的版面空间里，将文字字体、图片图形、线条线框和颜色色块等版面构成因素，根据特定要求进行组合排列，并以视觉形式表达出来。比如，每段首行必须空两格；行首不能是句号、分号、逗号、顿号、冒号、感叹号，不能是引号、括号的后半个，行末不能排引号、括号的前半个；转行时，整个数码、波折线、数码前后附加的符号不能分拆等。

第三，合乎阅读习惯。公文以实用为目的，这就决定了它的书写必须把着眼点放在明确表意、加快交流速度和保证执行办理的效力上。为此，在排版时就不能出现因转行不当而影响美观、不便于阅读、妨碍理解甚至执行办理的情况。比如，因转行不当引发歧义、造成阅读困难等。

二、转行的具体操作要领

从公文的结构来看，分为版头、主体和版记三部分，其中版头6个要素、主体9个要素、版记2个要素，再加版心外1个要素“页码”。这些要素并不都需要转行，有些要素也并非每一次都需要转行，只是部分要素在必要的情况下需要转行，下面就具体情况加以分析。

（一）发文机关标志

发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。在具体排布上，文字少的情况下要尽量拉宽字间距。文字多的情况下要尽量压缩字间距，总体上要小于版心的宽度，做到醒目、美观、庄重。

单一机关的发文，当机关名称字数较少时无需转行；当机关名称字数较多时则面临转行的问题，也可采用规范化简称只排一行。转行时要注意：同一行内词语表意尽量完整；合成词不要拆列两行；虚词不要置于下一行行首；不管是排两行或者三行，都要居中排布；字体推荐使用小标宋体字，字号保持一致。比如：

例一：

广西壮族自治区人民政府办公厅文件（无需转行）

例二：

互联网金融风险专项整治

工作领导小组办公室文件

（“文件”紧跟机关名称排列）

例三 ：

湖北省新型冠状病毒感染

肺炎疫情防控指挥部

（上下两行字数不等时可调整字距使上下对齐）

在实际工作中有两种情况需要避免：一是字号不统一的问题。排成两行的要么第一行字号小第二行字号大，要么第一行字号大第二行字号小。同为发文机关名称的组成部分，字号应保持一致。发文机关标志一般由发文机关名称+文件组成，出于排版的需要，也为了使版头显得醒目、庄重、美观，前面的“发文机关名称”字号小一些，后面的“文件”字号大一些是可以的。二是“文件”二字所处位置不当的问题。常见有些排成两行的发文机关标志将“文件”二字置于排成两行的发文机关名称右侧，上下居中排布。正确的做法是将“文件”紧跟第二行最后一个字排列，以免让人产生联合行文的错觉。

当几个机关联合行文时，发文机关标志可以同时标注联署发文机关名称，也可单独使用主办机关的名称。如果需要同时标注联署发文机关名称，应分行连续标注所有联署发文机关名称，一般主办机关在前，并将“文件”二字置于联署发文机关名称右侧，上下居中排布。这里需要注意：联署发文机关名称太长时，多使用规范化简称，而很少使用全称；一般每个联署机关名称只占一行，而很少有占两行的情况，为避免一行放不下，常常通过调小字号、缩小字间距的办法调整。

（二） 签发人

文件如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序，从左到右、自上而下依次均匀编排。一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

（三） 标题

要通过标题向阅读者传达公文的基本内容，不仅要注意发文机关名称的规范书写、事由的准确表达和文种的正确选择，还要遵守排列规范，切实做到排列对称、长短适宜、间距恰当。同时还应注意以下几点：

1. 标题要高度概括，字数要少而精；排列时行数尽量控制在三行以内，在不影响表意和美观的前提下能排一行不排两行，能排两行不排三行；多行的标题排布一般采用梯形或菱形，梯形可以是上梯形也可以是下梯形。

2. 多行标题转行时不能把含义完整的词组或短语分列两行，尤其像机构名称、国名、地名、人名、职务、职称、专有名词、特定用语等应尽量置于同一行；转行其实是一种停顿或者断句方式，不能因为转行不当产生歧义。

3. 多行标题中虚词的正确处理。标题中的虚词主要有三种：一是介词，如“关于”“对”“在”，这部分排列没什么问题。二是连词，主要是并列连词，如“和”“跟”“同”“及”“与”“或”等，用来连接词与词、词组与词组、句子与句子，表示某种并列、承接关系。这类连词在多行标题的排列中一般置于下一行的行首而不是上一行的行末位置。比如下面这个标题中的“及”字就处在第三行行首的位置：

国务院办公厅关于印发

“十二五”全国城镇污水处理

及再生利用设施建设规划的通知

三是助词，主要是结构助词“的”，连接定语和中心语，用在事由和文种之间，表示某种领属或修饰关系。标题中“的”通常置于行中，不能置于任何一行的行首位置，如将“的通知”单独成行排列是绝对不允许的。

（四） 附件说明

附件说明一般包括附件的顺序号、附件的名称和附件的份数几项内容。标注方法是：在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。附件名称较长需要转行时，应与上一行附件名称的首字对齐。同时注意附件名称后面不标标点符号。

（五）发文机关署名

单一机关行文时，一般在成文日期之上，以成文日期为准，居中编排发文机关署名。如果发文机关名称较长一行放不下，需要换行时第二行同样以成文日期为准居中编排，一来符合《党政机关公文格式》的排列要求，二来显得美观庄重；而不要在第二行转行时采用左对齐或右对齐的方式。加盖印章时，印章应端正、居中下压发文机关署名和成文日期，这时印章、发文机关署名和成文日期的纵向中心线应该重合。例如：

互联网金融风险专项整治工作

领导小组办公室（印章）

2018年1月2日

联合行文时，一般将发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置。如果联合行文的机关名称太长，一般应尽量使用规范化简称，不要出现换行的情况。

（六）抄送机关

公文如有抄送机关，一般在印发机关和印发日期之上一行左右各空一字编排，抄送机关较多需要回行时右空一字，与“抄送：”后面的首字对齐，最后一个抄送机关后加句号。如公文首页不能显示正文，需把主送机关移至版记处，与抄送机关编排方法相同。

公文排版中的转行问题，看似微不足道却不容忽视，往小里说反映的是工作态度问题，往大里说反映的是文风问题。既不能漠然视之不当回事，也不能跟着感觉走，凭经验办事。只有真正将相关规定学懂弄通，并在工作中认真践行，才能保证公文制发的质量和水平。

（作者单位：《秘书之友》编辑部）

编辑：董　宇