军队机关公文格式是学习军队机关公文的基础性内容，也是部队院校军队机关公文写作课程的重要内容之一。从教学实践来看，学员大都在格式要素的整体把握以及特殊情况的处理方面还有所欠缺。对此，笔者从学习的角度，谈谈如何更好地理解和掌握军队机关公文格式。

一、树立联系和整体的意识

学习军队机关公文格式，首先应该树立联系的意识，要从公文整体把握格式要素。换言之，就是不能孤立地学习各个要素，而要把相关要素放在一起理解，要能够看到相关要素之间存在的客观联系。这种客观联系主要表现在几组格式要素上，比如：发文机关标志、发文字号、署名三个要素之间所体现出的一致性；无正文说明和署名之间的关联性；份号、印制份数之间的对应关系；等等。下面着重对以上三组格式要素进行说明。

（一）发文机关标志与发文字号、署名

发文机关标志体现的是制发公文的主体，应与发文字号首字、署名互相对应。武警部队相关法规规定，发文字号由发文机关代字、年份、顺序号组成。其中，发文机关代字首字根据发文机关标志确定，代表“以谁的名义行文”，次字根据承办单位确定，代表“由谁具体承办”，通常不超过三个字。显然，发文字号首字与发文机关标志进行了呼应，反映了发文机关的主体地位。署名作为公文生效的标志之一，也必须和发文机关标志相一致，否则公文就失去了相应效力。

从教学反馈的情况来看，学员学习这三个要素普遍存在的问题是“顾此失彼”，没有做到发文机关标志与发文字号、署名三者的统一。比如，有学员将发文机关标志写为“武警××总队执勤第×支队”，发文字号写为“武参〔2023〕××号”，署名却是“武警××总队执勤第×支队参谋部”，显然此处的署名没有和发文机关标志对应，署名应改为“武警××总队执勤第×支队”。再如，发文机关标志是“武警××总队执勤第×支队参谋部”，署名是“武警××总队执勤第×支队参谋部”，发文字号却是“武参〔2023〕××号”，显然，此处的发文字号没有和发文机关标志对应，发文字号应改为“参×〔2023〕××号”。

（二）无正文说明与署名

无正文说明和署名具有关联性，这一点容易忽视。《军队机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规定，公文署名页没有正文时需标注无正文说明。有的学员没有理解这句话的内涵，在标注无正文说明时比较随意。比如，当版记页上部空白时就标注“（此页无正文）”，这显然是没有厘清无正文说明和署名之间的关系。

武警部队相关法规明确，当公文正文排版后所剩空白处不能容下印章或者首长名章（签名章）、成文日期，且采取调整行距、字距的措施仍不能解决的，应当将署名及成文日期另起一页标注，并在版心上部标注“（此页无正文）”。据此，无正文说明要和署名及成文日期在同一页标注，前提是正文后没有空白能够容下署名及成文日期。也就是说，无正文说明只有在正文排满的情况下才会另起一页和署名及成文日期一同标注。署名在正文后，又另起一页标注无正文说明的做法显然是不正确的。

（三）份号和印制份数

份号的作用主要是在印制、登记、分送、清退和销毁公文时对号核点，以方便管理，防止失泄密。份号和印制份数之间的对应关系不难理解，却是容易出错的地方，具体表现是份号和印制份数不对应、份号缺位或者多位。武警部队的相关法规规定，份号是公文印制份数的顺序号，印制份数是公文的印制数量，份号根据印制份数编排位数，份数应编虚位，通常编2至6位。份号和印制份数之间的对应关系用公式可以表述为：份号位数=印制份数位数+1。例如：共印10份文件，印制份数为2位数，份号位数即为3位数，份号首位要编虚位0，所以份号从001编起，至010结束。

二、树立行文关系对等的意识

公文格式体现行文规则，这主要表现在发文机关标志和主送机关两个要素上。军队机关的行文规则主要有两条，一是按隶属关系行文，二是按职权范围行文。无论哪种行文规则，制发公文时都要特别注意把握发文机关和受文机关之间的对等性，尤其是没有隶属关系的机关之间，不能在行文关系上出现机关对部门或者部门对机关的问题。

《条例》所称的机关，是本级机关的领导和职能部门的统称，是一级领导和决策机构，是可以正式行文的第一层级，比如武警部队、总队、支队等。部门，是指机关所属的负责某一方面工作的职能部门，担负参谋、执行、服务等职能，是可以正式行文的第二层级，比如总队、支队所属的参谋部、政治工作部（处）等。内设机构，是指机关部门内部编设的承办某一方面具体业务工作的机构，是被限制正式行文的层级，比如总队机关各部门下设的处、支队机关各部门下设的科（股）等。

通常来说，有隶属关系的机关之间可以互相制发上行文或者下行文，它反映的是领导与被领导的关系，发文机关标志和主送机关一般不容易出错。而无隶属关系的机关之间只能互相制发平行文，它反映的是互不隶属的关系，发文机关标志和主送机关有时会出现不对等的情况。比如在一份函的练习中，有学员将发文机关标志写为“武警××总队执勤第×支队参谋部”，主送机关写为“武警××总队机动第×支队”。根据规定，支队是《条例》所称的机关，而参谋部则属于部门，显然这里出现了部门对机关的问题，此处应把发文机关标志改为“武警××总队执勤第×支队”，或者将主送机关改为“武警××总队机动第×支队参谋部”。

三、树立区分通用格式与特定格式要求的意识

根据工作需要，公文格式分为通用格式和特定格式两类，特定格式包括信函格式、命令格式、纪要格式和代拟稿格式。特定格式的特殊要求主要表现在组成要素、标注规则等方面，我们在学习的时候注意不要混淆了通用格式和特定格式的要求。

在通用格式中，发文机关标志、发文字号、标题、主送机关、正文、署名、成文日期、印章、印制份数、印发机关和印发日期以及页码是必须标注的要素，而在特定格式中则不同。例如：信函格式就要求首页不显示页码，版记不加印发机关和印发日期；纪要格式不设主送机关、不署名、不标注成文日期、不加盖印章，应标注出席人员名单（根据需要标注列席、缺席人员名单），并在版记中设分送、抄送机关栏。标注规则方面：信函格式中发文机关标志上边缘到上页边的距离是30mm，区别于通用格式中的72mm（通用格式中发文机关标志上边缘到版心上边缘的距离是35mm，加之上白边的距离37mm，共72mm）。另外，份号、密级、紧急程度位于分隔线下居左边缘，发文字号居右边缘的要求也有别于通用格式；命令格式的标题只表述事由，不体现文种；纪要格式的发文字号只标注年份和序号，不标注机关代字；等等。

总之，在学习军队机关公文格式时，一定要树立以上三种意识，从联系和整体的角度、从行文关系对等性的角度、从区分通用格式与特定格式要求的角度来理解和把握公文格式，如此才能熟练掌握、精准运用。

（作者单位：武警指挥学院作战指挥系）

编辑：王竹洁