（《应用写作》1997年第1期）

    军用公文的文尾，与发文机关标识相照应，是公文的组成部分。内容包括抄送栏、印发栏和承办栏，具有标明发文范围，明确印制份数，说明印发单位、时间，点明承办单位、联系人和电话，方便有关单位查询等不可忽视的作用。文尾栏的取舍处理得当与否，将影响公文的办理质量和工作效率。为拟写好文尾栏，我认为在处理文尾取舍时，应特别注意“三忌”：

　　一忌“缺漏”缺漏是指办文者在拟写公文文尾栏时，未根据办文需要，把本该拟写的内容舍去或漏写的一种现象。这一现象会给公文的办理造成一定的负面影响，进而影响工作的效率。就抄送栏而言，该栏中应写明需要了解该公文的上级机关和首长、需要协同办理的同级单位和不相隶属的下级单位。然而，在办文过程中，办文者对于上级和平级单位比较容易把握，而对于不相隶属的下级单位，则往往容易造成缺漏。如司令部主办的某项事宜，涉及政治部的干部处协办，办文者在正文中明确干部处应干何事，而在抄送栏中则不书写“干部处”字样，由于干部处是司令部不相隶属的下级单位，正文中的主送单位又不可能包括“干部处”。这样一来就使保密室无法给干部处发文，也使干部处根本得不到此文，进而影响正文中所要求的工作的进展。就承办栏而言，应写明承办单位、联系人和电话号码。此栏若出现缺漏，尤其是需要上级批复和下级报告情况时，往往会给上级机关和下级单位带来许多不应有的麻烦，降低工作效率。如某单位以司令部名义下发通知，要求下属单位上报情况，由于是用传真报发送，所以忽视了公文的格式，在文尾栏中舍去了承办单位、联系人和电话号码。这样一来，就给下属单位带来一系列的麻烦。下属单位要先找到具体的办事处，然后再找具体的办事科，最后再找到具体的办事人，将直接问题复杂化，影响了工作效率的提高。

　　二忌“混合”混合是指在文尾栏中，将不属于一个层次的内容混在一起，合并书写的现象。其一是办文者把主送单位与抄送单位全部拟写在抄送栏中，造成主办单位与抄送单位的“混合”，使发文单位给执行单位多发公文，给公文办理带来负效应。其二是把应和发文机关说明发文范围的单位及首长与抄送单位混合在一起，造成文尾栏的“雍肿”。如司令部某处办理下行公文，为使司令部首长和其他单位了解此文大致情况，办文人员可在进行发文登记时，将此文发文范围告知保密室文秘人员即可，无须在文尾栏中专门填写，从而，减少公文文字，避免文字工作的重复。

　　三忌“死板”死板是指办文者，不能根据办文需要，灵活合理地取舍文尾内容，使文尾栏中存有许多与所办公文不相容的项目，从而影响公文质量。如对上的请示，要求只能一事一文，逐级上报，不可多头请示。因此在拟文时，多数情况下，可不写抄送单位，抄送这个栏目，就可舍去，只写承办单位、联系人和电话号码。而一些单位的办文者似乎出于对公文格式正规化的一种表示，墨守成规，仍将文尾栏中牵强地填上一个抄送单位，或者填上“抄送”两字，只把抄送单位空开，这就显得很不灵活。再如，对下所发的通报，若只是为了让下属了解情况，并无让其反馈信息之意，此时，就可舍去联系人和电话号码，只需写上承办单位即可。再如，印发栏的设置本是用以说明印发单位、时间及印制情况的。当首长签发的时间与印刷时间基本一致时，文件数量不大时，且又非翻印时，此时，就完全没有必要写一个印发说明，把本来已经清楚的印发时间、印刷单位及印刷情况多余地交待一番，从而给人造成画蛇添足之感。

　　责任编辑：张秉忠

（《应用写作》1997年第1 期）

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