近年来，“情况说明”出现在各类公共媒体的次数越来越频繁，但具体写作运用情况参差不齐。本文主要讨论“情况说明”的性质、类型和写作注意事项。

一、情况说明的性质

“情况说明”已经成为单位或个人需要就相关工作、问题或事件向社会公众、相关部门加以解释说明时经常用到的一种应用文体。但它并不是《党政机关公文处理工作条例》（2012）所规定的法定公文，承担相应功能的主要是公告、通报、通告、报告等晓谕类下行或上行文种。此类公文适用于党政机关单位内部，具有法定性、权威性、规范性和时效性等典型公文特征。相比之下，情况说明与常见公文有较大区别，适用范围逐渐从特定场合或法律、海关等专业领域扩展到社会公共交际、新媒体舆情沟通等新领域，文本的规范度也往往受制于公共交际或公共事件中关涉方的角色关系，具有一定灵活性。

近年来，情况说明频繁见诸新媒体，有着社会公共沟通的强烈需求背景。新媒体的出现使得社会公共交往范围愈发广泛，公私界限逐渐模糊化，单位和个人普遍出现了及时应对网络舆情的公共沟通需求。与以往不同的是，参与此类社会公共交际的各种社会角色之间通常属于平等关系，需要沟通的主体大多是具有参与对象不确定、角色关系相对模糊、内部成员相对混杂等特征的社会公众，此种情况一般不适合选用高度权威性和法定性的正式公文。情况说明文本的灵活性恰好可以提供扁平化的书面平台来满足社会平等沟通的需求。

二、情况说明的主要类型

按照处理事务时发布动因的不同，情况说明可以细分为回应性情况说明、告知性情况说明和证明性情况说明。

（一）回应性情况说明

此类情况说明主要用于紧急事件或网络舆情发生后，单位或个人需要被动回应社会公众对相关事项的质疑，有针对性地及时说明相关情况，以便消除不良社会影响。例如，某县人民法院《关于钱某某投诉执行法官不作为事件的情况说明》（2016年3月4日）回应了执行法官被投诉事件的调查处理情况，陈某某《关于本人孩子参加全国青少年科技大赛获奖项目的情况说明》（科学网2020年7月15日）回应了社会对其子获奖项目的质疑。此类情况说明在公共媒体使用最多，但非正式机构或个人使用情况说明的专业性和规范性有待提升。

（二）告知性情况说明

此类情况说明主要用于单位需要就重要事项或立法类事务向相关部门汇报，或就涉及群众利益的重要政策主动向社会说明相关情况，或就可能的社会关注热点主动告知相关情况。例如，全国人大教育科学文化卫生委员会副主任委员刘谦在第十三届全国人民代表大会常务委员会第二十五次会议上作《关于修订〈中华人民共和国执业医师法〉的说明》（2021年1月20日），某区直属幼儿园主动发布《区直幼小区配套园区2022年秋季招生情况说明》（2022年8月6日），成都熊猫基地主动发布《关于大熊猫“娇奥”与“双雄”的情况说明》（2021年7月22日）。相关单位主动发布此类情况说明有助于相关部门及时了解特定事务进展情况，或解决政策群众知晓率不高、社会沟通不畅等问题。

（三）证明性情况说明

此类情况说明主要是法律、财税、海关、党务等专门部门或领域使用，用来向相关部门主动说明情况或按要求提供相关情况的证明材料。如企业的财务情况说明、纪检监察部门的到案情况说明、司法机关的侦查情况说明、个人的公务员政审情况说明等。此类情况说明专业性最强，均有特定的专业要求和规范体式，本文不拟展开讨论。

三、情况说明写作的几点注意事项

情况说明的基本写法与一般公文没有太大区别。李展[1]和李林杰[2]均结合部分案例讨论了常见情况说明的基本步骤和写法，不过未区分其内部的不同类型。结合写作实践来看，告知性和证明性情况说明主要为机关单位使用，写作规范情况较好，而回应性情况说明由于写作主体水平参差导致写作中出现的问题最多。

要写好情况说明，首先需要把握情况说明的基本特点。李林杰[2]认为情况说明具有真实性、单向性、引导性、针对性、时效性等特点。需要补充的是，新媒体的广泛应用对情况说明的时效性、互动性提出了新要求。不少情况说明发布之后，依然需要及时主动地与媒体受众互动反馈、解疑答惑，以实现符合双方期待的有效沟通。这是新媒体时代应用文体公关功能突显的表现，不能只局限于传统的单向性、引导性来认识该类文体。今后在写应用文时需要积极渗透公关意识，注重运用公关语言技巧传递事实真相，提高信息传达的速度和效果。因此，以下几点需要特别注意。

（一）标题中事件或情况的概括要明确到位

为了便于主送机关或社会公众快速获取核心信息，情况说明的标题应尽量采用完全式标题写法，对事件或情况的表述建议采用包含动词性成分、事件名词或事件相关时地信息的短语。例如，《某师范大学关于更换教育综合科目试卷相关情况的说明》（2021年12月26日）用动宾短语来表述，《关于某集团人民医院“10.26”医疗纠纷事件的情况说明》（2021年12月11日）用“时间词+事件”来概括，《关于某市萌宠海洋乐园狗熊表演的情况说明》（2022年7月19日）用“地点词+事件”来概括，《关于人教版英语教材-汉语拼音人名的情况说明》（2021年8月3日）用名词性短语概括核心事件。情况说明的标题应避免出现如下表述不到位、不明确的情况：

1.表述无关键信息。例如某市疾病预防控制中心发布的《关于贵都酒店的情况说明》（2020年2月9日），从标题中完全看不出该酒店出现新冠疫情患者的信息，容易导致理解偏差。再如某微信公众号发布的《一份无奈的情况说明》（2022年2月15日）标题里只有机构的表态，也完全看不出相关事件信息。

2.表述过于宽泛。例如《某市公共交通汽车有限公司关于网友投诉的情况说明》（2022年8月3日）中“网友投诉”就过于笼统，应把网友投诉的具体情况概括说明。

3.表述不够概括。有些情况说明喜欢直接引用网传文章的标题，如果引用内容太长，应适当概括表述，避免因标题过长而出现阅读困难。例如《某市住房和城乡建设局关于2022年8月2日霸州123红报道的“【民生】霸州这段路归谁管？忒浪费了吧”情况说明》（2022年8月3日）就直接引述原文的长标题，难免影响公众快速获知信息。

（二）正文对情况的解说要有针对性

情况说明讲究“以理为重”，有针对性地讲清楚真实情况，把道理说明白。正文通常需要就相关单位或媒体受众有疑问的特定情况有针对性地提供相关事实或证明材料，做到具体问题具体回应，因此写法具有较大的灵活性。

1.就回应性情况说明来看，写作时要注意结合主送机关或媒体受众的特点有针对性地调整回应策略，在保持客观公正的前提下，尽量避免情绪化用词或使用社会敏感心理的触发词。例如《中国国家话剧院关于2022年应届毕业生招聘有关情况的说明》（2022年7月16日）客观公正地逐一回应了在公示期间社会质疑的招聘工作程序、报名情况、拟聘人员资格条件、演员岗位设置和考试情况、面试流程等问题，但并未直接出现社会关注的某演员信息。该演员的回应说明通篇也没有提及“小镇做题家、编制”等舆情触发词，避免了舆情持续发酵。新媒体时代，网络舆情常因音视频或图片资料引发，该类资料冲击力强，极易引爆公众情绪，回应时如有必要可以截取相关画面来配合文字说明，以便消除公众因音视频资料剪辑处理或“无图无真相”认知惯性造成的误解误传。例如《关于网上流传某市城管执法视频情况的说明》（2020年2月20日）在说明情况时就截取了相关画面加以解释，有针对性地回应了网络质疑。

2.告知性情况说明由于使用主体基本都是机关单位，正文写法与常见的情况通报类似，一般包括背景介绍、事件经过、主要事项介绍或处理措施等内容。例如《关于〈辽源市河道垃圾治理条例（草案） 〉起草情况说明》（《辽源日报》2019年12月6日）从背景和依据、起草过程、主要内容、需要说明的几个问题等角度全面介绍了该条例的出台过程和相关核心内容。对于一般性事件，在介绍时需要说清楚事件六要素（时间、地点、人物、起因、经过、结果），便于公众全面了解情况。正文对具体情况的说明切忌模糊不清，否则容易引发后续的不断质疑。例如某镇人民政府关于网传火灾视频的情况说明表述为“7月25日18时45分，我镇一处厂房发生火情，经消防员及时救援处置已扑灭，无人员伤亡。”这段说明没有背景介绍，对事件经过和处理措施的介绍太简略，其中“一处厂房”表述过于模糊，难以从中获取全面可靠的信息。

（三）回应表态要明确适度

新媒体环境下，网络舆情往往伴随着强烈的社会情绪，在写作时需要树立“以言行事”的公关思维[3]，特别是回应性情况说明，需要事先预判公众心理，运用恰当的公关语言技巧，以便及时化解舆情危机。

1.及时明确回应。社会舆情的爆发往往是因为触发了公众的关注点或同理心，公众普遍怀着迫切知晓真相的情绪化心理。但有些社会热点事件比较复杂，调查取证费时费力，与公众的期待产生了时间差，这就对情况说明的时效性提出了新要求，因为处理不好极易导致舆情失控。危机公关第一原则是“速度第一”（黄金24小时），此时可根据调查进程阶段性地提供情况说明，首先在第一时间明确回应主体，发布已知晓情况的知情性表态说明，回应社会关注，及时安抚公众的爆炸式情绪。例如某高校经济学院发布的《关于我院学生在校外公司实习期间被举报的情况说明》（2022年6月24日）就首先说明“学院高度重视，第一时间成立工作组深入调查，分别向学生本人、举报人、实习公司多次了解和核对情况。目前，相关情况还在进一步调查核实中。”这样既明确了承担责任的回应主体，表明了真诚沟通的意愿，也为后续调查应对留足了回旋余地。

2.适度以情为先。公关语言遵循真挚、适度、灵活的情感性原则。特别是对由于工作失误造成的舆情，要勇于承担责任，坦诚认错，真挚道歉，争取公众谅解。如某省红十字会《关于“N95口罩36000个”接收和使用情况更正说明》（2020年1月31日）开头即坦诚认错：“对此，我们高度重视，对有关信息进行了复核，发现确因工作失误导致公开的信息不准确。”结尾又真挚道歉：“在此向广大捐赠人和社会公众进行更正说明，我们对因工作失误导致捐赠信息发布不准确表示歉意。我们将在今后的工作中加强公开捐赠信息的审核，欢迎社会各界对省红十字会工作进行监督。” 再如江苏省某镇中心卫生院《关于我院职工于某某有关情况的说明》（2020年10月17日）结尾写道：“我们认为，她在国家重大突发公共卫生事件中，勇当‘逆行者’，甘当志愿者，值得肯定和赞扬。我们呼吁，对成长中的青年人给予更多的宽容和爱护，帮助他们扬长补短，更好服务社会。”这段话先用“我们认为”表明肯定态度，后用“我们呼吁”真挚呼唤公众包容，不卑不亢，赢得了广泛好评。行文时适度以情为先，坦诚交流，以平等姿态缓和公众激烈情绪，可尽快实现良好沟通的目标。

3.表态立场鲜明。情况说明在讲清楚事实后，通常需要明确说明处理措施，或声明立场，此时宜态度明确、立场鲜明。例如《成都某学校关于学校食品问题的情况说明》（2019年3月13日）明确了四项处理措施并承认“对供应商监管不力，存在不可推卸的责任”。再如某演员在情况说明里明确表示“经过慎重思考，我决定放弃入职国家话剧院。”以上表态毫不含糊，有利于赢得好感，防止舆论持续发酵。当然，表明立场时切忌含糊回避或强硬指责，不宜过多使用警告性、维权性或带有污名化意味的表态用语。例如《某大学关于举办中外学生“学伴”活动的说明》（2019年7月7日）结尾表述为“现在才拿出来炒作，是别有用心……此类舆情，不排除是有组织和有预谋的炒作，背后有操纵的可能。”此类话语实际上是以污名化方式应对公众，容易制造对立，导致舆情发酵。诸如“对造谣传谣行为将依法依规进行处理”“保留法律追究的权利”“不要随意发布造成不良影响”等话语通常隐含着“对方是恶意的”消极性预设，更适合声明类维权文用来警告恶意侵犯行为。而致谢或致歉类用语隐含着“对方是友好的”积极性预设，态度谦和委婉，更适合情况说明选用，便于平等交流。

四、结语

本文在分析“情况说明”的性质和类型基础上，结合收集到的成功或失败案例详细讨论了写作时需要注意的常见问题。新媒体环境下运用情况说明与公众平等对话，尤其需要树立公关意识，当然如何巧妙运用公关语言技巧实现高质量沟通，其中还有不少值得继续深入探讨的地方。

（本文举例时部分案例作匿名化处理，特此说明。）

注释：

[1]李展.情况说明的写作方法与技巧[J].应用写作，2015（06）：32-34.

[2]李林杰.谈谈如何写好情况说明[J].应用写作，2022（07）：28-30.

[3]张亚明.公关语言的言语行为分析[J].鸡西大学学报，2013（10）：118-120.

基金项目：北京大学2021年国内访问学者访学课题。

（作者单位：江汉大学武汉语言文化研究中心江汉大学国际教育学院）

编辑：蔡宁涛