公文作为政策法规、行政命令和信息传递的载体，决策与执行的依据和凭证，塑造组织形象、服务社会公众的工具和手段，在党政机关、企事业单位的日常工作中发挥着举足轻重的作用^[1]。公文写作作为一项常规性工作，贯穿各个单位、部门日常工作的始终。传统的公文写作，常常因写作素材匮乏、格式把握不准、程序把关不严，而出现文种误用、标题不规范、政策依据错误、数据不实或前后矛盾、语言表述不规范、程序错误或流程违规等问题，以致公文写不好、写不准、写不全、写不实。然而，生成式人工智能（如DeepSeek-V3）在公文写作中的应用，正在逐步改变传统的写作模式。通过智能化技术的运用，公文的规范性和质量不仅显著提高，公文写作的效率也大幅提升，“写得慢” 已不再是问题。在人工智能（AI） 的加持下，公文写作不再是难事。

一、公文写作之“难”

传统的公文写作因其规范性、严肃性和特定应用场景，常面临几大难点。

（一）政策把握之难

公文是政策的载体，它的写作必须上接 “天线”，下接 “地气”。既要与时俱进，紧跟最新政策调整，也要上下口径一致 ，引用上级文件或表述时与权威版本保持一致，避免 “政策打架”。但因政策更新快，区域差异大，政策文本中常含 “原则上”“必要时” 等弹性表述，某些政策隐含的要求需注意捕捉，避免误判执行尺度，遗漏潜在合规点。

以某市发布的环保整改通知为例，在引用国家最新环保政策时，若未能准确理解政策中关于 “重点污染企业限期整改” 条款里 “重点” 的界定标准，就可能出现整改对象范围错误的问题。不同类型的公文，在政策引用和解读上存在明显差异。如请示类公文需更注重政策依据的充分性，以获得上级批准；通知类公文则需准确传达政策内容，并确保执行要求清晰明确。

（二）逻辑思维之难

逻辑是公文写作的核心架构 ，良好的逻辑思维可以帮助作者更好地组织内容，使公文层次分明、结构清晰，具有较强的说服力和可读性。一般情况下，公文写作按照 “背景 — 依据 — 事项 — 要求”“提出问题 — 分析问题 — 解决问题”“思路 — 做法 — 成果”等逻辑展开，层层推进。但在实际写作中，常常因堆砌数据或遗漏关键依据，归纳、推理、演绎不当，用词不准等，导致出现概念模糊、论证跳跃、结构松散、因果错误等逻辑问题。

（三）语言表达之难

公文写作对语言的基本要求是准确、简明、庄重、得体 。但在实际工作中，写作者常因词汇贫乏、逻辑混乱、语法错误、认知差异、表达单一等，导致出现政策、法规性专业术语使用偏差，口语化、主观化表达，句子冗长、啰唆、缺乏变化等语言问题。

（四）流程把控之难

公文的制发是一件非常严肃的事情，审批环节多，从拟稿、核稿、会签到签发，涉及多层级审核，撰写时需要反复修改，精心打磨；责任归属严，需明确主办单位、协办单位，不能因权责争议影响办理进度。在实际工作中，公文制发常常因流程设计缺陷、制度执行不力、信息沟通不畅、责任界定不清、人员能力不足、信息化程度不高、监督机制缺失等，导致出现环节冗余、形式化签批、物理传递延迟、电子流程卡顿、反馈滞后、考核流于形式等问题。

二、生成式人工智能在公文写作中的应用

人工智能技术经历了一个漫长的发展过程。自 20 世纪 50 年代的图灵测试、马尔可夫链等奠定生成模型的基础，历经 20 世纪 90 年代以隐马尔可夫模型（HMM）为代表的统计模型时代、2010 年前后以对抗网络为标志的深度学习的崛起，直至 2017 年基于自注意力机制的 Transformer 架构的提出，才形成了现代生成模型的核心^[2]。2018 年 OpenAI 发布 GPT-1，参数规模爆炸式增长，展现出强大文本生成能力。2020 年至今，真正进入多模态与大模型时代，实现了从文本到图像、音频、视频的生成，引发了生成式 AI 的普及化，并逐渐向更自主、多任务能力演进。

AI 工具不仅在公文格式自动化生成、内容辅助撰写、个性化学习与适配等方面表现突出，而且在应对政策把握之难、逻辑思维之难、语言表达之难、流程把控之难等方面表现优异，可大大提高公文的整体质量和合规化程度。

（一）运用 AI 工具，精准把握政策方向

AI 工具在政策把握方面具有显著优势，尤其在准确性、效率、合规性及动态适应性上有突出表现。AI 工具是政策落地的高效助手，其核心价值在于将政策从“被动遵守”转化为“主动赋能”。AI 写作工具往往内置最新政策法规数据库，如中央文件、地方性法规，可自动匹配关键词，避免表述偏差。如起草某省政府工作报告，AI 工具可快速完成初稿，自动引用和插入最新政策条款，并标记与上位法表述冲突的内容；会强制使用官方术语，如“乡村振兴” 而非“农村发展”，确保术语标准化，文本合规；能自动对比新旧政策差异，提示修订风险点（如税率调整条款）。AI工具可以根据政策类型调用预设模板，协同过滤算法推荐相似地区或行业的政策执行范例；通过 OCR 识别扫描件中的政策引用，自动补全文件编号、发文单位等要素。AI工具也能实时标记违禁词、敏感词、模糊表述，如 “原则上” 需明确例外条件，根据用户角色限制可调用的政策范围。可自动订阅政策更新资料，推送关联文件修订提醒；区分上行文、平行文和下行文的不同风格，做到场景匹配。比对同一事项在不同政策中的要求，进行跨文件校验；调用相似政策执行案例，预警潜在争议点。

（二）运用 AI 工具，逻辑思维更科学、更严密

AI 工具在逻辑思维方面具有显著优势，能够辅助用户构建严谨、连贯的文本结构，同时通过技术手段强化逻辑性。它基于 Transformer 架构的强大处理能力^[2]，可以根据不同文种（如请示、报告、通报等）自动生成 “背景—问题—要求”“问题 —原因—对策”“摆事实 — 作分析 — 下结论 — 提要求” 等逻辑框架；通过使用过渡句或词语，如 “现将有关事项通知如下”“然而”“综上所述”，强制保持上下文连贯性，避免跳跃式表达。还可以检测论据与结论的关联性，标记文本中自相矛盾的论点，追踪全文术语定义是否统一，统计论据数量与类型，如单一案例支撑普遍结论时提示 “样本不足”，确保逻辑自洽。自动聚类分散案例，归纳概括生成共性结论，并校验 “大前提→小前提→结论” 的完整性和合理性。自动学习运用经典逻辑模型，如运用 PDCA 循环理论，即通过计划、执行、检查、处理四个阶段的循环，实现流程闭环管理；运用金字塔原理构建论点层级，按照结论先行、自上而下的原则进行结构化表述；运用 MECE 法则进行归类分组，切实做到相互独立、完全穷尽。下面试以某集团内部函为例加以说明。

原稿正文：

近期发现部分员工存在考勤异常现象，请各部门加强管理。人力资源部将进行抽查，发现问题严肃处理。

该函件内容空洞，语言模糊，不仅难以令人信服并引起高度重视，而且因缺乏具体的处理措施，其结果容易流于形式。

AI 修改稿：

关于规范考勤管理的函

各部门：

2024年7月统计显示，集团员工月度迟到≥3次或旷工≥1次者占比12%。现要求：

部门负责人需每日核查考勤记录；

人力资源部每月10日、20日随机抽查（首次违规警告，二次扣发当月绩效20%）；

员工对记录存疑者，可3日内向考勤委员会申诉。

本规定自下发之日起执行。

　　　　　 ××集团人力资源部　　

　　　　　　　2024年8月15日　　

该修改稿自动匹配《党政机关公文格式》国家标准，智能补缺，做到了要素齐全，结构完整；替换模糊词汇，量化模糊表述：改“考勤异常”为“月度迟到≥3次或旷工≥1次”；改“严肃处理”为明确处分层级，如“首次违规警告，二次扣发当月绩效20%”；流程标准化 ，增加检查周期，如“人力资源部每月10日、20日随机抽查”；补充申诉渠道，存疑者“可3日内向考勤委员会申诉”。这样修改，内容更充实，操作性更强，对于加强考勤管理，提高出勤率必将产生立竿见影的效果。

（三）运用 AI 工具，语言表达更精准、更规范

运用 AI 工具写作公文，不仅快捷、高效、精准，而且适应性和可扩展性强，能够显著提升文本质量、降低沟通成本^[3]。AI 工具可自动修正语法错误、标点误用、搭配不当等常见问题（如混淆 “的”“地”“得”，冗余表述 “截至目前为止” 等）；识别不符合行业或文体规范的表达，如 “大概”“可能”等模糊表述，小写汉字数字和阿拉伯数字的误用等；检测因果断裂、论据不足等逻辑漏洞，自动生成提纲或分段，强化文本层次感，比如将杂乱的工作报告按“思路 — 做法 — 成果”进行组合；根据不同的文种自动匹配相应风格的表达方式，切实做到简明、庄重、得体。试以某市环保局通知为例加以说明。

原稿正文：

鉴于当前空气质量持续恶化，经研究决定，自2024年9月1日起，我市将实施机动车单双号限行措施。此举旨在减少尾气排放，改善市民健康。各企事业单位需严格执行，违者罚款200元。

AI修改稿:

××市环保局关于实施机动车

单双号限行的通知

×环发〔2024〕××号

各相关单位：

监测显示，我市主城区AQI已连续15天超150。依据《中华人民共和国大气污染防治法》第××条，决定自2024年9月1日起，在主城区道路实施机动车单双号限行（含临时号牌）。市公安局交警支队负责执法（违者罚款200元），市纪委监委同步开展督查。

特此通知。

　　　　　　 ××市环境保护局

　　　　　　　2024年8月20日

该修改稿增加了发文字号，调整了段落层次，格式更加规范；删除了目的句，改“空气质量持续恶化”为“AQI已连续15天超150”，语言更为简洁有力；添加了限行范围（如“主城区道路”），避免了歧义；补充了政策依据——“根据《中华人民共和国大气污染防治法》第××条”；细化了执行主体——“市公安局交警支队负责执法，市纪委监委同步开展普查”，可操作性更强。

（四）运用 AI 工具，流程把控更规范、协同更高效

通过运用 AI 工具，使写作流程从 “依赖个人经验” 转变为 “数据驱动的标准化生产线”，可实时监控进度、智能优化协作，从而显著提升写作效率与质量。一项由IBM公司进行的研究发现，使用AI工具的企业员工撰写商务报告的时间减少了40%，同时报告质量也有所提高。实际工作中，通过数据诊断可有针对性地改进 “核稿慢”“退件多” 等痛点。写作前，AI 可自动分解任务，并根据预设模板自动生成初稿；写作中，AI 可自动合并多人或一人不同阶段的修改意见，标出冲突点（如对同一段落的两种表述），提出最优解建议；写作后，AI 可通过稿本回溯与差异分析，优化流程，持续改进文稿质量，并形成写作闭环。

下面，以某市政府关于做好防汛应急工作的通知写作为例作一说明。因 AI 工具内置公文模板库，可自动调取匹配通知模板；自动将写作内容拆解为 “背景—依据 —事项—要求”等模块，引导用户分步输入关键信息，按用户指令快速生成初稿；实时检测格式错误 、表述风险、逻辑矛盾；对接政策数据库，自动标注引用条款的有效性；根据公文类型自动匹配审批流程，实现多角色的高效协同。

三、AI 工具使用中应注意的问题

生成式 AI 并不能完全替代写作者，它只是 “辅助者”，是写作者的 “智能助手”，将写作者从简单或重复性劳动中解放出来，聚焦于决策与创意性工作，最终的决策权应掌握在写作者手中，写作者的主体责任不可转移。因此，公文写作不能完全依赖 AI 工具，应注意 AI 应用的边界，掌握相应的技巧。

（一）坚持 AI 为辅，人工为主

公文写作是一项政治性、政策性、程序性很强的工作，需严格遵循相关的国家标准和规章制度，确保内容精准、格式合规、程序完整。对各种 AI 工具，应持开放审慎的态度，在理性认知、合理利用、风险防范的基础上，既充分释放其生产力价值，又避免过度依赖或滥用。对于 AI 工具生成的文稿，一定要进行人工审核修正，包括事实的核查、价值观的校准、数据安全隐患的排查、知识产权的保护等。

（二）持续学习，不断提升人机协作能力

AI 时代的未来趋势是“AI 处理标准化流程，人类专注创造性工作”。要让 AI 工具更好地为我们服务，首先要了解其优势特长和应用场景。比如，DeepSeek-V3、ChatGPT 长于逻辑思维和因果分析，秘塔写作猫、WPS AI 长于精准表达和语言规范，公文助手、Office365 长于格式合规性检查和模板匹配，北大法宝 AI、法狗狗长于法律文本检查和规避法律风险等。其次，要定期更新 AI 工具使用技能，如提示词的使用等，避免被技术迭代淘汰。要让 AI 工具写出令人满意的文稿，写作者就要输入清晰明确的、能被 AI 工具理解的指令，包括赋予写作者的角色，写作的目的、背景、依据，明确的要求（如字数、语言风格）等。

（三）打造自己的写作工具链

公文写作不是一蹴而就的事情，也不是只运用一种 AI 工具就能达到令人满意效果的事情，必须综合运用人工与多种工具，协同发力，形成自己的工具链。比如，通过 ChatGPT 生成初稿，运用 DeepSeek-V3 进行逻辑检查，运用 Jasper 进行风格优化，最后通过人工校对完善。

（四）明确边界，防范 AI 工具使用风险

虽然 AI 工具能显著提升写作效率，但其生成的文稿在内容质量、逻辑深度、伦理、法律等方面的风险也不容忽视。AI 的训练数据存在截止日期，无法获取最新信息。可能生成看似合理实则虚假的内容，如杜撰历史事件。对复杂问题只能提供泛泛而谈的结论，缺乏因果链推导。输入敏感信息可能被模型记录或滥用，引发版权和法律争议。过度依赖 AI 可能导致人类写作能力退化等。同时，还需关注 AI 生成内容的意识形态把控，以及不同地区和单位使用 AI 工具时因政策差异、工作流程差异导致的适配性问题^[3]。这些都是写作中需要注意的。

总之，AI 是助手，智慧在人为。在 AI 时代，只有积极拥抱 AI，学习和掌握 AI 技术，努力提升 AI 工具使用技能，才不会被这个时代所淘汰。只有明确需求、选对工具、优化指令、生成初稿、人工校验、补充深度、规避偏见、遵守伦理、持续迭代、人机协同，才能写出令各方面满意的公文。

注释：

[1]岳海翔. 公文写作培训教程[M].北京：中国言实出版社，2010：2-3.

[2]史忠植.人工智能：第2版[M].北京：机械工作出版社，2024：3-5.

[3]沈源.人工智能在公文办理中的应用研究[J].互联网周刊，2024（13）：67.

本文为2024年度兰州大学中央高校基本科研业务费战略发展专项资金项目“人文社科期刊建设项目”（项目编号：2024jbkyzx019）阶段性研究成果。

（作者单位：兰州大学文学院）

编辑：蔡宁涛