在《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）中，通告、通报、通知是三个十分重要的文种。作为下行文，此三者的功能既有明显的区分，也有相似之处，它们都能够发挥告知、告晓的功能——这给部分办文人员的工作实际带来了一定的困惑。本文拟就这三个文种的选用问题进行梳辨，以求教于大方之家。

《条例》规定：“通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。”“通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。”“通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。”既然这三个文种都有“周知”“告知”之功能，那么，它们发挥这一功能时，可否互换互用呢？笔者给出的答案是：不可随意处置！

现列举几个例文，它们均为具有告知性功能的公文：

①《榆林市市场监督管理局经开分局关于50批次食品抽检情况的通告》（2025年第1号）

②（国务院）《2020年政府网站和政务新媒体检查情况通报》（2020年11月26日）

③《北京市公安局关于加强2024年全国“两会”期间北京地区“低慢小”航空器管理工作的通告》（2024年2月26日）

④《国务院办公厅关于部分地方优化营商环境典型做法的通报》（国办函〔2018〕46号）

⑤《国务院办公厅关于成立第五次全国经济普查领导小组的通知》（国办发〔2023〕7号）

⑥《商务部 人力资源社会保障部 海关总署关于发布加工贸易梯度转移重点承接地考核认定结果的通知》（商贸函〔2023〕188号）

⑦《国务院关于对稳增长促改革调结构惠民生政策措施落实情况开展全面督查的通知》（国发明电〔2014〕1号）

例文①和例文②均为对某项工作检查情况的告知，在选择文种时能否互换通用，将例文①的标题写为《榆林市市场监督管理局经开分局关于50批次食品抽检情况的通报》，将例文②标题换成（国务院）《2020年政府网站和政务新媒体检查情况通告》？例文④和例文⑤又能否将文种互换，写为《国务院办公厅关于部分地方优化营商环境典型做法的通知》和《国务院办公厅关于成立第五次全国经济普查领导小组的通报》呢？还是那句话，“不可随意处置。”笔者以为，办文人员选用通告、通报、通知三个文种时必须坚持四项原则。

一、因“人”而异原则

即要根据公文发送的对象来灵活选用文种。如果文件是面向社会所有机关单位包括所有民众公开，具有浓厚的广而告之的意味，那么就必须选用“通告”。通告作为周知性文种之一，是在广大范围内，公布应当遵守或者周知的事项。它所宣告的事项多属于专业性或业务性的，涉及公安、交通、金融等方面，其适用范围，不仅仅限于上级对下级，不相隶属的单位也可以使用，发布形式可登报、可广播、可张贴。由于其广而告之的特点，在制作通告时，通常不用标明具体的主送机关。发文机关选用通告这一文种行文，不仅将相关情况告知所属下级机关，也一并告知了不相隶属机关和所有群众。如例文①将50批次食品抽检情况在广大范围内公布、告知，提醒消费者有所注意。如果文件只是在一定范围内公开，发挥着告知的功能，则选“通报”为宜。此时的通报，也可以不注明主送机关。但不容置疑的是，《条例》中规定的其“告知重要情况”，主要是对发文机关所辖下级机关发挥作用。如例文②，主要是向国务院所辖各级人民政府及职能部门下发的。如果文件也有着明确的主送机关，再结合正文所述内容，很多公文需要选用通知来行文。如《湖南省教育厅关于公布2025年学生资助“百千万”系列宣传育人活动评审结果的通知》（湘教通〔2026〕4号）》，具有明确的主送机关即“各市州教育(体)局，各普通高等学校，有关省属学校”，湖南省教育厅选用通知这一文种，将2025年学生资助“百千万”系列宣传育人活动评审结果这一重要事项发布下去，让主送机关及时得以了解。总之，因“人”而异，是办文人员选用通告、通报还是通知行文的重要原则，但细而察之，通告告晓对象在范围上比通报和通知要宽泛得多。

二、因“时”而异原则

即要根据所载事项发生的时间灵活选用文种。从时间轴上讲，通告所载事项较为灵活，可已然，可未然，也可以是正在发生的。换言之，它可以告晓既成的事实，也可告知正在或将要采取的举措或部署。如例文①就是对已经完成的50批次食品抽检情况的告知，例文③则是在2024年全国两会召开前夕，对即将到来的全国两会期间北京地区“低慢小”航空器加强管理工作做出的部署。而《四会市人民政府关于进一步便利部分中型厢式货车在四会城区通行的通告》（2024年3月20日）这则公文，则是针对正在实施的工作优化措施作出的说明与告知。从时间轴上讲，通报与通告相较，则受到较大的约束，它所载的事项必须是已经完成的。如例文②，是对业已结束、形成结论的针对政府网站和政务新媒体检查情况的告知，而例文④则是对已经遴选出的地方优化营商环境典型做法的告知。由上述分析可以得出以下结论：当公文所载的属于未然或正在进行的事项，这时只能选用通告这一文种，而绝不能出现《北京市公安局关于加强2024年全国“两会”期间北京地区“低慢小”航空器管理工作的通报》诸如此类的公文。情况告知性通知所载事项，从时间轴上看，同样是已经完成的工作。如例文⑤《国务院办公厅关于成立第五次全国经济普查领导小组的通知》，显然是在第五次全国经济普查领导小组已经成立以后的发布或告知；而例文⑥，必定是在对加工贸易梯度转移重点承接地考核认定工作结束之后，向相关下级机关告知考核认定结果的情况告知性通知。

三、因“意”而异原则

即根据公文行文目的来灵活选用文种，这也是进行文种选择时所依据的首要标准。“意”又称文章的主题，即作者通过文章最想传达的观念或信息。对于党政机关公文而言，“意”当然是行文的目的，是发文机关最想表达的意思。《条例》规定：“标题。由发文机关名称、事由和文种组成。”一般而言，事由是公文的写作客体，即所述对象，但它又不完全等同于行文目的。如“加强2024年全国‘两会’期间北京地区‘低慢小’航空器管理工作”，只是公文的主要内容，对这一内容是进行纯粹的告知，还是告晓、评价使文章具有一定的指向性，决定着对通告、通报这两个文种的不同选择。

如果发文机关只是将完成的工作情况或即将采取的措施告知给广大受众，不加入任何褒贬色彩，“它就是它”，此时应选择“通告”，如例文①只是将50批次食品抽检情况告知各方，整篇文章没有对抽检情况进行任何褒贬性的评价；如果发文机关不仅将相关情况告知所辖下级机关，还对所通报的事项给予评价，号召或暗示相关单位予以学习或给予警惕，“它是它，它好不好，怎么才好”，文章正文的容量更大，此时选择“通报”，写成情况告知性通报。通报，一般可以分为情况告知性通报、表彰性通报、批评性通报三种，但笔者以为，这三种通报从正文内容上看并没有严格的区分，只是情况告知性通报没有像后两种通报在标题中直接亮明含有表彰或批评之意的词汇罢了。如例文②（国务院）《2020年政府网站和政务新媒体检查情况通报》，在标题中没有使用具有褒贬色彩的词语，而正文主体包括四个部分，分别为“总体情况”“政府网站和政务新媒体成为深化政务公开、提升政府治理能力的重要抓手”“一些地方和部门运用政府网站和政务新媒体的能力水平有待提高”“下一步工作要求”，在第二部分中有如“国家移民管理局微信公众号运用图片、视频等形式宣传《中华人民共和国出境入境管理法》，内容鲜活、接地气……”等具有肯定、赞赏之意的表达，在第三部分中也有如“四川省‘色达县人民政府’网、青海省‘同德县人民政府’网未发布对本级政府文件的解读……”等具有批评、提醒之意的句段，具有鲜明的评价性色彩。而在第四部分，对政府网站和政务新媒体的未来建设提出了具体要求，具有较强的号召性与指导性。

选择通知告知事项，其行文目的与通告、通报又有所不同。如果说通告是“它就是它”、通报是“它是它，它好不好，怎么才好”，那么，通知就是“它是它，它必须是它，如此才好”，常常是上级机关对已经确定的工作事实的告知，有要求下级机关必须无条件地接受与服从，在后续工作中必须积极配合的意旨。这类通知多集中于领导机构的成立、评价结果的公布、重要决策的调整等工作内容，如例文⑤是对成立机构的告知，例文⑥是对评价结果的公布，而《中共中央办公厅 国务院办公厅关于调整生态环境部职责机构编制的通知》（2023年9月24日）则属决策调整的告知性通知。

四、因“度”而异原则

即根据公文发文机关的要求和约束程度来灵活选用文种。党政机关公文中的下行文几乎每一篇都有其自身的“度”，即对受文者的约束力指数。告知类公文约束力指数虽然较低，但这种强制力量也必然存在。就“度”而言，通告最低，通报居中，而通知最强。

前文已述，情况告知性通告是向广大机关及民众发出的，它只是让受众了解相关信息，对某些受文者而言，其所载事项与他们关联度不高，约束力不强。如例文③所告事项对于北京地区没有“低慢小”航空器的市民关联度不大，再如《米脂县城市管理执法局关于米脂县政务大厅对面公共停车场正式开放的通告》（2024年10月12日），所告事项对于无车的单位与家庭关联度也不高，约束性不强。情况告知性通告与不同受文者的关联度虽然有高有低，但是绝不会没有，至少这些关联度不高的受文者可以在知晓情况后理解发文机关的工作，进而向其他受文者提供有效信息，甚至可以对治理工作发挥较大的监督提醒作用。

通报中呈现的“度”是附属性的。通报的主要功能是表彰先进、批评错误、告知重要信息，但是在写作中一般会体现出某种程度的引导性。情况告知性通报也不例外，在对通报事项介绍并且作出评价之后，通常也会有提出希望或者发出号召的部分，这部分内容于受文者而言不是强制性的，具有“希望如此”“最好如此”的意味。它对受文者的约束力虽然有所限制，但相较于告知性通告而言，已经高出许多。如例文②（国务院）《2020年政府网站和政务新媒体检查情况通报》一文中，第四部分的标题甚至写为“下一步工作要求”，具有较强的行政约束力。

对于通知的分类，有多个标准，但最根本的标准应当是《条例》中的规定：“通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。”笔者在2021年第4期《应用写作》上发表的《〈新条例〉对通知的界定兼论通知的分类》一文中指出：“对通知进行两层分类。……在第一层次上可将通知分为三类，分别是：指示类通知、事务类通知、文件类通知。为便于学习与使用，对事务类通知和文件类通知再进行二次分类：事务类通知包括知照类通知、会议通知、任免类通知，文件类通知包括印发类通知、转发类通知、批转类通知。”对于发挥“传达……周（告）知……”功能的通知，就是知照类通知即情况告知性通知。情况告知性通知用于传达事项、安排事务性工作，交流情况、传递信息等方面，具体而言，包括公布专项工作结果、节假日安排、机构设置或调整、迁地办公、更改名称、印章启用或更换等。“……和有关单位周知或者执行的事项……”此处的“或者”，是相容选容命题标志词，体现着其所连缀的两种以上情况的相容性、共存性。情况告知性通知不仅发挥着让下级机关和有关单位“周知”相关信息的功能，而且与“执行”发生着紧密的联系。如例文⑥《商务部 人力资源社会保障部 海关总署关于发布加工贸易梯度转移重点承接地考核认定结果的通知》，正文在发布相关结果后，接着便提出了“各重点承接地要结合实际制定发展规划、完善政策措施、改善承接环境……。各承接转移示范地要进一步提升加工贸易水平，梳理承接产业转移的好经验好做法加以推广……”的执行要求。有些告知机构设置或调整、迁地办公、更改名称、印章启用或更换等事项的通知，虽在正文中没有体现出明确的执行要求，但它本身包含着强烈要求受文者“必须接受”“必须贯彻”“必须配合”的意思，这一点是发挥情况告知功能的通告和通报这两个文种所不具备的。

作者单位：江苏师范大学文学院

编辑：蔡宁涛