日常工作中，就某一会议活动分别起草不同用途的文件材料，抑或以一份既有的材料为参考将其转换为其他用途的材料，这是文秘工作者经常要碰到的事情。比如，单位领导参加一个战略合作意向洽谈会，已根据会议录音整理加工成一篇会议纪要，如何以此为蓝本加工整理成一份会议新闻稿呢？笔者结合工作实践，谈点粗浅体会，以期与同行交流探讨。

一、把握好详略。围绕同一个事情制发的不同文件材料，因其发文目的不同，在内容取舍和详略安排上就会各不相同。会议新闻稿和会议纪要稿就是一对典型的例子，我们可以从内容和格式两个维度来把握其详略差异性。

从内容维度来看，会议新闻稿侧重于宣介会议取得的主要成果，传达重要领导讲话精神等；会议纪要稿则重在记载会议概况、议程执行情况，研究讨论和决策议定的事项，达成的会议共识和精神等。基于二者在传导内容上的高相关性和相通性，我们在会议新闻稿和会议纪要稿之间作“频道”切换时，要注意在内容选取上把握好详略轻重。

以战略合作意向洽谈会为例，同样是介绍会议形成的主要成果和思想共识，会议新闻稿一般只对洽谈成果进行概括式描述，不论及具体洽谈磋商过程，比如，“会议期间，双方就推进落实战略合作协议相关内容进行了具体的沟通交流，表示将发挥各自资源优势，在科技创新和成果转化、加强干部人才交流、推动体制机制创新等方面开展深度合作，把××项目打造成政企合作共赢的新典范。”会议纪要稿则过程与结果并重，需依据会议议程将合作洽谈达成的相关意向条款内容逐一列明，比如，“关于科技创新和成果转化方面，双方一致同意……；关于加强干部人才交流方面，双方表示……；关于推动体制机制创新方面，双方原则通过……”，以便后续根据纪要精神推进合作事项。

从格式维度来看，这里主要指介绍会议活动的基本情况时，会议新闻稿中对于参会人员的描述一般不必很详尽，多采取在导语段简要介绍出席会议的主要领导，并概述参会人员范畴的方式。比如：

×年×月×日，××项目战略合作意向洽谈会在市委办公楼举行。××市委书记×××、××集团公司董事长×××出席会议并讲话。会议由市委副书记、市长×××主持。市有关部门主要负责人、××集团公司所属有关单位负责人等参加会议。

若在此基础上改成会议纪要稿，则还需要根据会议记录、会议通知以及会议签到情况，将会议时间、会议地点、参会人员、主持人、记录人等信息作分条列项式的详细梳理和完整记载。比如：

会议时间：×年×月×日上午9:00-11:00

会议地点：市委办公楼第一会议室

参会人员：×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××（根据实际分别记载双方参加洽谈人员）

主持人：×××

记录人：×××

对比上述实例可见，在时间、地点和人员等基本信息的呈现上，会议新闻稿和会议纪要稿是详略有别的。一般而言，前者相对概略，后者相对详尽。

二、把握好尺度。所谓尺度，就是说话、办事的分寸和限度。为人处事有尺度，行文同样也有尺度，过犹不及，恰如其分的表达才是最好的。这里所说的尺度，即要注意会议新闻稿和会议纪要稿受众的内外有别，这是由文稿的性质功能、传播范围、阅知对象所决定的。

就文稿的性质功能而言，会议新闻稿属“外向型”，侧重于“宣”，主要用于宣导和传播会议活动有关情况，让众人皆知；会议纪要稿则属“内向型”，侧重于“记”，主要用于记载和传达会议精神。就文稿的传播范围而言，会议新闻稿往往是面向社会大众或某个系统、行业、领域，范围较为宽泛；会议纪要稿则只面向本单位内部，有时根据工作需要报备或抄送至上级机关或相关单位，以便有关方面掌握了解情况。就文稿的阅知对象而言，会议新闻稿阅知对象往往没有限定，特别是新媒体时代，网络传播一键秒达全球，只要是对外公开的新闻，人人都是其受众；会议纪要稿则具有很强的内部性甚至保密性，阅知对象仅限于发文单位内部以及需要周知和执行的有关部门、人员。

有了这些基本尺度和原则作对照，我们在会议新闻稿和会议纪要稿之间进行转换时就不难把握分寸了。以战略合作意向洽谈会为例，在稿件内容上，有些不便于外界知晓的事项（特别是双方洽谈过程中涉及单位秘密、商业机密或内部信息），对外宣传时就不宜披露，但会议纪要稿中往往需要将会议议程中议定的具体事项和相关指示精神予以详细记载，以便后续传达贯彻落实和存档备查。这就需要根据实际情况在文稿转换时对内容做些增减和取舍。值得一提的是，有的单位根据宣传工作的需要，往往会对宣传稿作版本区分，根据内部和外部媒体的不同，拟制内宣稿和外宣稿，对于适合内部宣传而不宜对外宣传的信息在新闻稿中作进一步的编辑处理和呈现，这也是把握好尺度的题中应有之义。

三、把握好风格。不同的文体有各异的文风。会议报道体和会议纪要体作为两种不同类型的文体，自然也不例外。下面仍以战略合作意向洽谈会为例，从文面风格和表述风格等方面进行探析。

从结构形式和文面风格上看，会议新闻稿的结构一般是“标题+导语+正文”，标题可以是单标题式，也可以是正副标题式，比如“××市与××集团公司战略合作座谈会举行”“共谱××发展新篇章——××市与××集团公司举行战略合作签约仪式”；正文部分一般分段分别介绍合作各方主要负责人在洽谈会上的主要发言内容，双方洽谈达成的合作意向，以及会议期间安排的主要议程。会议纪要稿的结构一般是“标题+导语+正文+会议基本要素信息”，标题为单标题式，即按照《党政机关公文格式》规范要求进行标识，如“××市与××集团公司战略合作座谈会纪要”；正文部分一般根据会议议程或具体洽谈事项，逐条逐项地列出会议形成的合作共识；文末一般列明会议时间、地点、参会人员等要素信息，议题特别重要的会议还应写清列席、缺席人员及缺席原因等情况。

在行为主体和表述风格上，会议新闻稿一般从报道会议活动的新闻事实出发，如实地披露参加会议活动人员的言行，且突出主要人物的所说所做，尽量体现画面感；其主语多为“×××领导”等洽谈双方的主要负责人。会议纪要稿则是站在会议活动主办方的角度，客观记载和传递会议活动信息和主要精神，强调会议活动本身所形成的思想共识、决策成果；其主语多为“会议”，是个集体概念。比如，在介绍领导讲话精神时，会议报道一般用“市委书记×××在讲话中指出，……”“××集团公司董事长×××表示，……”；会议纪要则用“会议认为，……”“会议强调，……”“会议审议/通报了……”。如此等等，需要我们在文稿修改转换时注意深入领会、细致掌握、灵活运用。

编辑：蔡宁涛