机关代字、年份、序号是发文字号组成的三要素。无论是过去党、政机关分别制发的有关公文处理规定，还是2012年7月1日起施行的中共中央办公厅、国务院办公厅联合制发的《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》），在发文字号上的规定，都是一致的。在这三要素中，机关代字体现的内部组成较为复杂。就笔者识见所及，有关公文处理的规范性文件（包括《条例》和与之相配套的《党政机关公文格式》的国家标准等）并没有对此作出明确、具体的规定，这就使机关代字出现了纷繁的情况。如同是上报国务院的公文，省级政府所用机关代字分别有×政文、×政报、×政呈、×政发等；至于国家部委及地方政府所属部门制发的公文，则常把涉及公文内容的具体业务代字体现在发文字号中，如×财字、×审字、×人字等。尽管如此，出现在发文字号中机关代字内的“函”字，各机关单位却是完全一致的，即表明使用的都是“信函式公文”格式。

由于“函”（适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。——《条例》）一直以来都是党政机关公文的法定文种，因而对公文发文字号机关代字中出现“函”字，公文学界就产生了一些并不恰当的解读，如“这是平行文的标志”、“只是发‘函’时机关代字才出现‘函’字”等等。甚至有论者因为机关代字中出现“函”字，而所用文种又是“批复”、“通知”等，据以认为这个“函”字说明公文“函”用于上下级之间“有其合理性”。

上述种种不恰当的解读，其源在于持论者不了解具体的公文处理工作实际，以致想当然地把机关代字中的“函”等同于公文文种“函”。这种盲目臆断的情况，在公文教学与研究领域并不乏见。如1987年2月国务院办公厅正式发布、施行的《国家行政机关公文处理办法》在“函”中首次增加了“向有关主管部门请求批准”的适用内容，这本是对长期以来一些机关单位凡请求批准事项就一律用“请示（向上级机关请求指示、批准）而不管主送机关与其是否有隶属关系的不规范行为的一种明确限制，但一些公文写作指导用书的编撰者却毫无依据地讲“一般或较小事项向上级机关请求批准用‘函’，重要事项用‘请示’”，再如：“函”作为法定公文文种，一直以来都具有同发文机关权限相一致的法定效力，但一些研究者却撰文认为“函只是起联系、商洽作用，而不具有法定效力或任何约束力”。

现在，再回到如何正确认识并解读发文字号机关代字中的“函”字上。国家质量技术监督局1999年12月27日发布、2000年1月1日起施行的《国家行政机关公文格式》规定了除文件格式外的三种公文特定格式，即“信函式格式”、“命令格式”、“会议纪要格式”，而与《条例》配套制发并施行的《党政机关公文格式》国家标准完全承袭了这三种公文特定格式的规定（“信函式格式”改称“信函式公文”；因“会议纪要”改称“纪要”，相应的公文格式亦改称“纪要格式”）。从各种规格的公文运作情况看，凡使用“信函式公文”发文的，其文面形式都依照相应的规定（即发文机关全称下4mm处为两条上粗下细的红线，距下页边20mm处为两条上细下粗的红线，文头无“文件”字样，等等。）而发文字号的机关代字中都含有“函”字，并单独编列序号。从“信函式公文”的具体内容上看，也有一个共同特点，即皆属日常的事务性工作。这和“文件格式”的公文比起来，明显地看出了不同的发文规格，如：《国务院办公厅关于做好城市排水防涝设施建设的通知》（国办发〔2013〕13号，见《国务院公报》2013年第11号），主送各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构；《国务院办公厅关于深化收入分配制度改革重点工作分工的通知》（国办函〔2013〕36号，见《国务院公报》2013年第6号），主送各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各有关部门。上例两相比较，同是通知，同是普发的，但前者属重要工作内容，使用的是“文件式公文”，而后者属一般的事务性工作，使用的是“信函式公文”。可见，“信函式公文”的使用，使“文件式公文”得以显示自身更高的发文规格。

综上所述，我们可以归纳出对发文字号机关代字中“函”字及相应的公文处理工作的几点重要认知：

1.发文字号机关代字中的“函”字与“信函式公文”是一体化而并存的，即制发“信函式公文”，其发文字号机关代字中必须有“函”字；或者说，机关代字中有“函”字，所制发公文的文面形式必须是“信函式公文”格式。

2.凡制发平行文（如“函”、平行的“意见”、平行的“通知”）都应使用“信函式公文”。

3.制发处理日常事务性工作的一般规格的下行文，也应考虑使用“信函式公文”。

(作者单位：长春理工大学)

编辑：蔡宁涛